https://insidehmcts.blog.gov.uk/2016/10/03/online-engagement-group-proves-a-success/

Online engagement group proves a success


[English] - [Cymraeg]

I’m Alison Blunsden, Diary Manager to His Honour Judge Graham Wood QC at Liverpool Civil and Family Court. I’d like to share with you how we introduced an online forum for external stakeholders, judiciary, court staff and court users.

Our online forum was an idea that Judge Wood was keen to implement to improve engagement and our digital ways of working. The online forum brings together members of the Liverpool Civil Court Users Committee, local practitioners, solicitors, counsel, housing authority representatives, as well as the public sector union and Citizens Advice Bureau who were also keen to get involved. It has proved a great success.

Judge Wood explains:

The Liverpool civil court users online forum was established last year following suggestions made in a court users meeting. Meetings became poorly attended and on a number of occasions discussion topics were not of interest to most of those attending. I received requests for email communication with myself or other judges, but as this had the potential to be exclusive or could compromise judges on particular issues it was not appropriate. Even pressing the "copy all” button was not the right solution.

I’ve had experience of online forums in a non-legal context, which enables specific invitees to participate in general discussion about topics of interest. I thought it would be a great idea to progress, and an online forum was set up initially with a handful of invitees. I’m the forum’s administrator which enables me to moderate across a broad range of practice interest. As word spread about its usefulness, there were a number of requests from potential users, and it has now expanded to about 40.

The forum provides the opportunity for any request to be made which can be directed to me, fellow judges, or the administration about topics of concern, including listing practices, enforcement, fees and so on. Fellow judges and I regularly post judgements on subjects which may be of general application.

The forum has enhanced the way the judiciary, court users and court staff work together and has also helped identify concerns, good ideas and successes. Issues such as delays in issuing eviction dates and appeals against evictions being given priority listing have been raised and dealt with efficiently and swiftly. Positive feedback from local practitioners and court users has demonstrated the forum’s value as it’s a channel that can be used quickly to raise any issues or concerns.

The forum is used as an effective communications channel and has also helped court staff understand the customer journey which in turn has enabled them to put continuous improvement into practice and offer improved customer service.

Together with my colleague James Tomlinson, Personal Assistant to Judge Wood, we set up the forum as we wanted to move with the times because as technology changes so do customer needs.

Those who use the forum regularly appreciate the opportunity to communicate with HMCTS and the judges. If you would like to know more on how we set up the group please use the comments facility at the bottom of this pagel.


[English] - [Cymraeg]

Grŵp ymgysylltu ar-lein yn llwyddiant

Alison Blunsden ydw i, Rheolwr Dyddiadur i Ei Anrhydedd y Barnwr Graham Wood CF yn Llys Sifil a Theulu Lerpwl. Hoffwn rannu gyda chi sut wnaethon ni gyflwyno fforwm ar-lein ar gyfer rhanddeiliaid allanol, y farnwriaeth, staff y llys a defnyddwyr y llys.

Roedd ein fforwm ar-lein yn syniad yr oedd y Barnwr Wood yn awyddus i’w gyflwyno i wella ymgysylltiad a’n ffordd ddigidol o weithio. Mae’r fforwm ar-lein yn dod ag aelodau o Bwyllgor Defnyddwyr Llys Sifil Lerpwl, ymarferwyr lleol, cyfreithwyr, cwnsel a chynrychiolwyr o’r awdurdod tai ynghyd, yn ogystal â’r undeb sector cyhoeddus a’r Canolfan Cyngor ar Bopeth a oedd hefyd yn awyddus i gymryd rhan. Roedd yn llwyddiant mawr.

Esboniodd y Barnwr Wood:

Cafodd fforwm ar-lein ar gyfer defnyddwyr Llys Sifil Lerpwl ei sefydlu llynedd yn dilyn awgrymiadau a wnaed mewn cyfarfod defnyddwyr y llys. Ni chafwyd presenoldeb da yn y cyfarfodydd, ac ar sawl achlysur, nid oedd y pynciau trafod o ddiddordeb i’r rhai a oedd yn bresennol. Cefais geisiadau gan unigolion a oedd eisiau cyfathrebu gyda mi neu farnwyr eraill drwy e-bost, ond gan fod hwn gyda'r potensial i eithrio rhai neu gyda’r gallu i gyfaddawdu barnwyr ar faterion penodol, nid oedd yn briodol. Nid pwyso’r botwm “copy all” oedd yr ateb cywir hyd yn oed.

Mae gennyf brofiad o ddefnyddio fforymau y tu allan i fyd y gyfraith, sy’n galluogi gwahoddai penodol i gymryd rhan mewn trafodaeth gyffredinol am bynciau trafod sydd o ddiddordeb. Roeddwn yn meddwl y byddai’n syniad da i symud ymlaen, a sefydlwyd fforwm ar-lein i ddechrau gyda llond llaw o wahoddai. Fi yw gweinyddwr y fforwm, ac mae’r rôl hon yn fy ngalluogi i gymedroli ar draws ystod eang o ddiddordebau i ymarferwyr. Wrth i fwy a mwy o bobl ddod yn ymwybodol o’i ddefnyddioldeb, cafwyd nifer o geisiadau gan ddefnyddwyr posibl, ac mae bellach wedi ehangu i tua 40.

Mae’r fforwm yn rhoi’r cyfle i wneud unrhyw gais a ellir cael ei gyfeirio ataf i, i fy nghyd farnwyr, neu i'r tîm gweinyddol ar bynciau sy’n peri pryder, gan gynnwys arferion rhestru, gorfodi, ffioedd ac ati. Mae fy nghyd farnwyr a minnau yn cofnodi dyfarniadau'n rheolaidd ar bynciau a all fod yn gyffredinol berthnasol.”

Mae’r fforwm wedi gwella’r ffordd y mae’r farnwriaeth, defnyddwyr y llys a staff y llys yn gweithio â’i gilydd ac mae hefyd wedi helpu i adnabod pryderon, syniadau da a llwyddiannau. Mae problemau megis oedi yn sgil rhoi dyddiadau ar gyfer dadfeddiant, ac apeliadau yn erbyn dadfeddiant yn cael blaenoriaeth rhestru wedi’u codi ac wedi cael eu datrys yn effeithlon ac yn gyflym. Mae’r adborth cadarnhaol a gawsom gan ymarferwyr lleol a defnyddwyr y llys wedi dangos gwerth y fforwm gan ei fod yn sianel y gellir ei ddefnyddio’n sydyn i godi unrhyw broblemau neu bryderon.

Defnyddir y fforwm fel sianel cyfathrebu effeithiol ac mae hefyd wedi helpu staff y llys i ddeall siwrnai’r cwsmer, sydd yn ei dro, wedi eu galluogi i roi gwelliant parhaus ar waith a chynnig gwasanaeth cwsmer gwell.

Gyda fy nghydweithiwr, James Tomlinson, Cynorthwyydd Personol i’r Barnwr Wood, fe wnaethon ni sefydlu’r fforwm gan ein bod eisiau symud ymlaen gyda’r amser, oherwydd wrth i dechnoleg newid, mae anghenion y cwsmer yn newid hefyd.

Mae’r rhai sy’n defnyddio’r fforwm yn rheolaidd yn gwerthfawrogi’r cyfle i gyfathrebu â GLlTEM a’r barnwyr. Os hoffech ragor o wybodaeth am sut wnaethon ni sefydlu’r grŵp, defnyddiwch y cyfleuster ar gyfer gwneud sylwadau ar waelod y dudalen hon.

Leave a comment