Skip to main content

https://insidehmcts.blog.gov.uk/2021/06/01/sharing-legal-expertise-beyond-hmcts/

Sharing legal expertise beyond HMCTS

Posted by: , Posted on: - Categories: Working at HMCTS


[English] - [Cymraeg]

Did you know that HMCTS employs more lawyers than any other government department? There are currently more than 1,280 of us here, including justices’ legal advisers and lawyers in the Royal Courts of Justice.

I’m Head of Legal and Professional Services, a title I've sometimes regretted over the past three years as I frequently have to explain it. I’m basically responsible for providing support, guidance and leadership to legal professionals within HMCTS, as well as support and advice to members of the judiciary and colleagues in HMCTS, MoJ and partners. I’m also Secretary of the Justices’ Legal Advisers and Court Officers’ Service, or JCS as it’s known (formerly the Justices’ Clerks’ Society, which explains the acronym).

Image of a legal publication open with glasses on the side

My team contributes to the work of courts and tribunals across England and Wales. We work mostly with magistrates’ courts and the Family Court, but also the Crown Court, County Court and tribunals. We consider legal developments or new problems and offer clear advice to legal advisers and magistrates in advance. We aim to reduce potential delays in courts. We do this by reducing time spent waiting for clarification by a higher court or forcing numerous legal advisers to hear arguments on the same points. Our work also leads to greater consistency.

We are responsible for trainee and legal apprentice recruitment and work with others on justices’ recruitment. And we tend to be the department people come to when they have a question about magistrates’ courts. In addition, we work collaboratively with other organisations and criminal justice partners who contribute to the wider judicial landscape.

Adapting to a unique environment

Our collaborative approach has been particularly important over the last year. We’ve dealt with the impacts of coronavirus (COVID-19), which transformed the legal profession, just as it transformed other areas of our personal and professional lives.

For example, we worked closely with the police, ACRO Criminal Records Office, Ministry of Justice and the Home Office to revise our existing single justice procedure. We adapted it for COVID-19 regulations by amending internal tools to support the new requirements and by training staff appropriately. By July 2020, we could deal with new offences such as breaches of lockdown or business premises unlawfully staying open.

Another example is our legal advice on conducting remote hearings during the pandemic. This played a significant role in ensuring the smooth-running of the justice system and will continue to support recovery efforts over the next few months.

Sharing knowledge externally

I was approached recently to become a part-time contributing editor to Stone's Justices' Manual – the most comprehensive and authoritative reference source in its field. Their volumes are well-used across all our sites. By moving to work part-time with HMCTS, I can provide the time required to fulfil both roles.

Published annually by LexisNexis in print, CD and online, the manual provides the most reliable and current coverage of all the changes affecting magistrates' courts, including criminal procedure. Now preparing its 154th edition, this familiar source of reference to all HMCTS legal advisers and judiciary covers civil procedure, criminal law and litigation. It also provides comprehensive coverage of all new and amended legislation affecting the magistrates' courts.

I increased my knowledge and experience of legal services over many years. I started as a justices’ legal adviser, then spent 14 years as a Justices’ Clerk, before taking on my current role. So I am not only honoured to be the first HMCTS contributing editor, but also really keen to represent the interests of my fellow legal advisers in the courts and tribunals service, adding value with my unique perspective.

Improvements and challenges ahead

I’ve been given a ‘roving portfolio’ for the first year in the job. I will start by addressing minor amendments that I know will have a significant, weekly impact on our legal advisers in practice. For example, the manual used to only include the costs for Welsh council tax, as these are capped in Wales but not in England. It was a minor omission, but impacted a significant number of colleagues, and it was easily remedied.

As editors, we’ll also need to think carefully about how we deal with COVID-19 regulations in the manual, as we hope they’ll not be a long-term feature in the justice system. My work with the JCS will really help to inform that aspect and help to address some of those issues.

HMCTS has supported me throughout and will continue to encourage collaborative working across all organisations involved in the justice system. Sharing opportunities to improve the dissemination of legal expertise and professional services will benefit everyone in the sector.

Feedback

The Senior Editor of Stone's Justices' Manual, Deputy District Judge Adrian Turner, and his fellow editors welcomed Siân's appointment:

Siân is a leading and highly respected magisterial lawyer, with vast experience and knowledge of STONE and its use in and outside the courtroom. She’s all too aware of the challenges that legal advisers and judges encounter when they are using the manual as a source of reference in live situations, often under strict time pressures, as they research its content to draw conclusions and offer advice in real time.

We are sure that Siân will make a great contribution to STONE as we continue the task of updating and improving its content.


[English] - [Cymraeg]

Rhannu arbenigedd cyfreithiol y tu hwnt i GLlTEM

Sian Jones, Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Phroffesiynol GLlTEM

Oeddech chi'n gwybod bod GLlTEM yn cyflogi mwy o gyfreithwyr nag unrhyw adran arall o'r llywodraeth? Yn wir, mae mwy na 1,280 ohonom yma ar hyn o bryd, gan gynnwys cynghorwyr cyfreithiol a chyfreithwyr yn y Llysoedd Barn Brenhinol.

Rwy'n Bennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Phroffesiynol, teitl yr wyf weithiau wedi edifarhau amdano dros y tair blynedd diwethaf gan fod angen mwy o esboniad amdano’n aml. Yn y bôn, rwy'n gyfrifol am ddarparu cymorth ac arweiniad i'r gweithwyr proffesiynol cyfreithiol yn GLlTEM, yn ogystal â rhoi cymorth a chyngor i aelodau'r farnwriaeth a fy nghydweithwyr yn GLlTEM, y Weinyddiaeth Gyfiawnder a’n partneriaid. Rwyf hefyd yn Ysgrifennydd dros Wasanaeth Cynghorwyr Cyfreithiol y Llysoedd Ynadon a Swyddogion Llys, neu JCS fel y'i gelwir (Cymdeithas Clercod yr Ynadon gynt, y deilliodd yr acronym ohoni).

Mae fy nhîm yn cyfrannu at waith y llysoedd a’r tribiwnlysoedd ledled Cymru a Lloegr, yn bennaf, Llysoedd Ynadon a'r Llysoedd Teulu, ond hefyd Llysoedd y Goron, Llysoedd Sirol a Thribiwnlysoedd. Rydym yn ystyried datblygiadau cyfreithiol neu broblemau newydd ac yn cynnig cyngor clir i gynghorwyr cyfreithiol ac ynadon ymlaen llaw. Ein nod yw lleihau oedi posibl mewn llysoedd y gallai fel arall fod yn aros am eglurhad gan lys uwch neu'n gorfodi nifer o gynghorwyr cyfreithiol i wrando dadleuon ar yr un pwyntiau. Mae hefyd yn arwain at fwy o gysondeb.

Rydym yn gyfrifol am recriwtio hyfforddeion a phrentisiaid cyfreithiol ac yn gweithio gydag eraill ar recriwtio ynadon. Rydym yn tueddu i fod yn adran y mae pobl yn dod ati pan fydd ganddynt gwestiwn am lysoedd yr ynadon. Yn ogystal, rydym yn cydweithio â sefydliadau eraill a phartneriaid cyfiawnder troseddol sy'n cyfrannu at y tirlun barnwrol ehangach.

Addasu i amgylchedd unigryw

Mae'r dull cydweithredol hwn wedi bod yn arbennig o bwysig dros y flwyddyn ddiwethaf, gan ein bod wedi delio ag effeithiau’r coronafeirws, sydd wedi trawsnewid y proffesiwn cyfreithiol, yn ogystal â nifer o feysydd eraill o'n bywydau personol a phroffesiynol.

Er enghraifft, buom yn gweithio'n agos gyda'r heddlu, Swyddfa Cofnodion Troseddol ACRO, y Weinyddiaeth Gyfiawnder a'r Swyddfa Gartref i adolygu ein gweithdrefn un ynad bresennol, gan ei haddasu ar gyfer rheoliadau COVID-19 drwy ddiwygio offer mewnol i ddarparu ar gyfer y gofynion newydd a hyfforddi staff yn briodol. Roedd hyn yn golygu, erbyn mis Gorffennaf 2020, ein bod wedi gallu delio ag achosion o dorri amodau cyfyngiadau symud, er enghraifft, busnesau yn aros ar agor yn anghyfreithlon, a llawer o droseddau newydd eraill.

Mae ein cyngor cyfreithiol ar gynnal gwrandawiadau o bell yn ystod y pandemig, enghraifft arall, wedi chwarae rhan bwysig o ran sicrhau bod y system gyfiawnder yn cael ei chynnal yn esmwyth a bydd yn parhau i gefnogi ymdrechion adfer dros y misoedd nesaf.

Rhannu gwybodaeth yn allanol

Cysylltwyd â mi'n ddiweddar i weithredu'n rhan-amser fel golygydd sy'n cyfrannu at Lawlyfr Ynadon Stone, y ffynhonnell gyfeirio fwyaf cynhwysfawr ac awdurdodol yn ei faes, y mae ei gyfrolau'n cael eu canfod a'u defnyddio'n aml ar draws ein holl safleoedd. Wrth i mi symud i waith rhan-amser gyda GLlTEM, mae hyn yn golygu y gallaf roi’r amser sydd ei angen i gyflawni'r ddwy rôl.

Yn dilyn ei gyhoeddi’n flynyddol gan LexisNexis, mewn print, CD ac ar-lein, mae'r llawlyfr yn darparu'r sylw mwyaf dibynadwy a chyfredol i'r holl newidiadau sy'n effeithio ar lysoedd ynadon, gan gynnwys gweithdrefn droseddol. Nawr yn paratoi ei 154ydd rhifyn, mae'r ffynhonnell gyfarwydd hon i holl gynghorwyr cyfreithiol GLlTEM a’r farnwriaeth yn cwmpasu gweithdrefn sifil, cyfraith droseddol ac ymgyfreitha, yn ogystal â darllediadau cynhwysfawr o'r holl ddeddfwriaeth newydd a diwygiedig sy'n effeithio ar y llysoedd ynadon.

Mae fy ngwybodaeth a'm profiad o wasanaethau cyfreithiol a ddatblygwyd dros flynyddoedd lawer, fel cynghorydd cyfreithiol yn y llys ynadon i ddechrau, yna 14 mlynedd fel Clerc yr Ynadon, cyn ymgymryd â'm rôl bresennol, yn golygu fy mod nid yn unig yn cael fy anrhydeddu i fod yn olygydd cyfrannol cyntaf GLlTEM, ond hefyd, yn awyddus iawn i gynrychioli buddiannau fy nghyd-gynghorwyr cyfreithiol yn y gwasanaeth llysoedd a thribiwnlysoedd, gan ychwanegu gwerth gyda'm persbectif unigryw.

Gwelliannau a heriau o'n blaenau

Rwyf wedi cael 'portffolio crwydrol' ar gyfer y flwyddyn gyntaf a byddaf yn dechrau drwy fynd i'r afael â mân ddiwygiadau a fydd, rwy'n gwybod, yn cael effaith sylweddol, wythnosol ar ein cynghorwyr cyfreithiol yn ymarferol. Er enghraifft, am gyfnod roedd y llawlyfr ond yn cynnwys y costau ar gyfer treth gyngor Cymru, sydd wedi'u capio yng Nghymru ond nid yn Lloegr. Yr oedd yn fân hepgoriad ond yn un y gwn ei fod wedi effeithio ar nifer sylweddol o gydweithwyr ac yr oedd yn hawdd ei gywiro.

Fel golygyddion, bydd angen i ni hefyd feddwl yn ofalus am sut rydym yn delio â rheoliadau COVID yn y llawlyfr, gan ein bod yn gobeithio na fyddant yn nodwedd hirdymor yn y system gyfiawnder. Bydd fy ngwaith gyda'r JCS yn helpu i lywio'r agwedd honno ac yn helpu i fynd i'r afael â rhai o'r materion hynny.

Mae GLlTEM wedi fy nghefnogi drwyddi draw a bydd yn parhau i annog cydweithio ar draws yr holl sefydliadau sy'n ymwneud â'r system gyfiawnder, gan rannu cyfleoedd i wella'r broses o ledaenu arbenigedd cyfreithiol a gwasanaethau proffesiynol er lles pawb yn y sector.

Adborth

Croesawodd yr Uwch Olygydd, y Dirprwy Farnwr Dosbarth Adrian Turner, a'i gyd-olygyddion y penodiad:

"Mae Sian yn gyfreithiwr godidog blaenllaw ac uchel ei pharch, gyda phrofiad a gwybodaeth helaeth o STONE a'i ddefnydd yn y llys a'r tu allan i'r llys. Mae hi'n ymwybodol iawn o'r heriau y mae cynghorwyr cyfreithiol a barnwyr yn dod ar eu traws pan fyddant yn defnyddio'r llawlyfr fel ffynhonnell gyfeirio mewn sefyllfaoedd go iawn, yn aml o dan bwysau amser caeth, wrth iddynt ymchwilio i'w gynnwys i ddod i gasgliadau a chynnig cyngor mewn amser real.

"Rydym yn siŵr y bydd Sian yn gwneud cyfraniad mawr i STONE wrth i ni barhau â'r dasg o ddiweddaru a gwella ei chynnwys."

Sharing and comments

Share this page

Leave a comment

We only ask for your email address so we know you're a real person

By submitting a comment you understand it may be published on this public website. Please read our privacy notice to see how the GOV.UK blogging platform handles your information.