https://insidehmcts.blog.gov.uk/2016/08/19/digital-defence-user-testing-at-liverpool-crown-court/

Digital defence – user testing at Liverpool Crown Court


[English] - [Cymraeg]

On the 13 July 2016 our Common Platform User Research team attended Liverpool Crown Court to interview 3 defence practitioners. The practitioners were asked a number of questions about their current ways of working. I’ve detailed a summary of their answers below. Please use the comments section at the bottom of this page to let me know of any additional information you think should be included as part of this research.

Research summary

  • Practitioners are notified of hearing outcomes, because they are in the courtroom at the time of the hearing or they are emailed/telephoned by the attending barristers, or notes are left on the Digital Case System.
  • Requests are made for access to the court audio recordings, from which transcripts are made, via email through a court transcription service. This usually occurs when a case is being appealed. The requests will include timings within the hearing or refer to a specific event, such as witness A giving evidence.
  • Practitioners need to know and have access to; the outcome of hearings; future hearing dates; future hearing type; bail conditions; statements; interviews; evidence and exhibits. Accessing information online is helpful, currently the Digital Case System and alerts to inform of updates against a case would be very helpful.
  • Pre-sentence report requests are either made in court, in person or a note is left in the Digital Case System.
    • Divided opinion in relation to Better Case Management. It is helping to inform decisions to plead guilty earlier but it is important this is not the primary focus.
  • Early indications of plea are dependent on having all the necessary paperwork available as early as possible, such as statements, exhibits and interviews.
  • Early indications of plea are communicated to the Court and CPS, as Better Case Management encourages early communication between prosecution and defence. Indications are uploaded on to the Digital Case System as a note and the prosecution will upload the Defence Engagement Log.
  • Suggestions to improve the process were to get the evidence, including statements, exhibits, interview transcripts uploaded somewhere where defence can have access to them as early as possible.
  • Rarely are the defendant’s details updated on a case. Name changes and deaths will be notified to the court. Changes of address will be notified if bail conditions are affected.
  • The notification of hearings and adjournments through digital channels could be improved to avoid practitioners being caught out by listing changes.
  • References and expert reports are uploaded to the Digital Case System prior to sentencing.

I’m hoping that this blog and the comments section at the bottom of this page, will allow defence practitioners to be kept informed of our research and also have an opportunity to comment and have your say.

The information you provide will be used to create user focussed software solutions and improve the business processes currently used in the Criminal Justice System.

If you would rather send your comments to me direct, please send them by email or if you have any other ideas on how your input can be collected, please let me know so we can explore other options of working together.


[English] - [Cymraeg]

Amddiffyn Digidol – profi defnyddwyr yn Llys y Goron Lerpwl

Ar 13 Gorffennaf 2016 aeth ein tîm Ymchwil Defnyddwyr y Platfform Cyffredin i Lys y Goron Lerpwl i gyfweld 3 o ymarferwyr yr amddiffyniad. Gofynnwyd nifer o gwestiynau i’r ymarferwyr am eu ffordd bresennol o weithio. Rwyf wedi nodi crynodeb o’u hatebion isod. Defnyddiwch yr adran sylwadau ar waelod y dudalen hon i roi gwybod imi am unrhyw wybodaeth ychwanegol y credwch y dylid ei chynnwys fel rhan o'r ymchwil hon.

Crynodeb ymchwil

  • Mae ymarferwyr yn cael gwybod am ganlyniadau’r gwrandawiadau, gan eu bod naill ai yn bresennol yn yr ystafell llys yn ystod y gwrandawiad, maent yn cael neges e-bost/galwad ffôn gan y bargyfreithwyr sy’n mynychu, neu fod nodiadau’n cael eu rhoi ar y System Ddigidol ar gyfer Rheoli Achosion.
  • Gwneir ceisiadau i gael mynediad at recordiadau sain y llys, sef y rhai y gwneir trawsgrifiadau ohonynt, drwy e-bost drwy wasanaeth trawsgrifio’r llys. Mae hyn yn digwydd rhan amlaf pan fo apêl yn erbyn achos. Bydd y ceisiadau’n cynnwys yr amseroedd o fewn y gwrandawiad neu’n cyfeirio at ddigwyddiad penodol, fel tyst yn rhoi tystiolaeth.
  • Mae angen i ymarferwyr wybod a chael mynediad at; ganlyniadau’r gwrandawiadau; dyddiadau gwrandawiadau yn y dyfodol; math o wrandawiad yn y dyfodol; amodau mechnïaeth; datganiadau; cyfweliadau; tystiolaeth ac arddangosion. Mae cael mynediad at wybodaeth ar-lein yn ddefnyddiol; sef y System Ddigidol ar gyfer Rheoli Achosion ar hyn o bryd, a byddai cael rhybuddion i’n hysbysu o unrhyw ddiweddariad ar achosion hefyd yn ddefnyddiol iawn.
  • Mae ceisiadau am adroddiad cyn dedfrydu naill ai’n cael eu gwneud yn y llys, yn bersonol neu bydd nodyn yn cael ei roi ar y System Ddigidol ar gyfer Rheoli Achosion.
  • Mae gwahaniaeth barn mewn perthynas â Rheoli Achosion yn Well. Mae’n cynorthwyo i hysbysu penderfyniadau i bledio’n euog yn gynharach ond mae'n bwysig nodi nad hwn yw'r prif ffocws.
  • Mae dynodi ple yn gynnar yn dibynnu ar os yw’r holl waith papur angenrheidiol ar gael cyn gynted â phosib, megis datganiadau, arddangosion a chyfweliadau.
  • Mae dynodi pledion yn gynnar yn cael eu cyfleu i'r Llys a Gwasanaeth Erlyn y Goron, fel y mae Rheoli Achosion yn Well yn annog cyfathrebu cynnar rhwng yr erlyniad a’r amddiffyniad. Mae’r dynodiadau’n cael eu llwytho ar y System Ddigidol ar gyfer Rheoli Achosion fel nodyn, a bydd yr erlyniad yn llwytho Log Ymgysylltu’r Amddiffyniad.
  • Awgrymiadau i wella’r broses oedd cael y dystiolaeth, yn cynnwys trawsgrifiadau o ddatganiadau, arddangosion a chyfweliadau wedi’u llwytho i fyny yn rhywle lle gall yr amddiffyniad gael mynediad atynt cyn gynted â phosibl.
  • Anaml bydd manylion y diffynnydd yn cael ei ddiweddaru ar achos. Bydd y llys yn cael eu hysbysu o unrhyw newid enwau neu farwolaethau. Bydd y llys yn cael ei hysbysu o newid cyfeiriad os bydd yn amharu ar amodau mechnïaeth.
  • Gellid gwella’r broses o gael eich hysbysu am wrandawiadau a gohiriadau drwy sianeli digidol, i atal ymarferwyr rhag cael eu dal allan gan newidiadau rhestru.
  • Mae cyfeiriadau ac adroddiadau gan arbenigwyr yn cael eu llwytho i fyny ar y System Ddigidol ar gyfer Rheoli Achosion cyn dedfrydu.

Rwy’n gobeithio bydd y blog hwn a’r adran sylwadau ar waelod y dudalen hon, yn caniatáu ymarferwyr yr amddiffyniad i gael gwybod am ein gwaith ymchwil yn ogystal â chael y cyfle i wneud sylwadau a chael dweud eu dweud.

Bydd yr wybodaeth yr ydych chi’n ei darparu yn cael ei defnyddio i greu datrysiad meddalwedd sy’n canolbwyntio ar y defnyddwyr a gwella prosesau busnes a ddefnyddir ar hyn o bryd yn y System Cyfiawnder Troseddol.

Os hoffech anfon eich sylwadau ataf yn uniongyrchol, anfonwch nhw drwy e-bost os gwelwch yn dda, neu os oes gennych unrhyw syniadau eraill ynghylch sut y gellir casglu eich cyfraniad chi, rhowch wybod imi fel y gallwn edrych ar opsiynau eraill o weithio gyda’n gilydd.

Leave a comment