[English] - [Cymraeg]
Hello, I’m Emma Moir, Crown in Court Presentation Lead at HMCTS. A recent post discussed our digital milestones so I thought I would tell you about one of those milestones in more detail. We have just delivered installing new presentation screens and ClickShare in over 500 courtrooms.
Understanding ClickShare
Clickshare enables any court users to present audio visual evidence straight from their devices onto the presentation screens, primarily CCTV/Body Cam, photographs and sound recordings. One of the main benefits is that evidence no longer has to be transferred into a physical format (e.g. disc) and we are no longer reliant on having compatible play back devices in the court. Our modern presentation screens help court hearings become more open and transparent.
ClickShare also integrates with our existing video equipment to allow evidence to be viewed by witnesses that give evidence remotely. We already have preliminary figures capturing usage which shows it is being widely used.
How we do this
I’m proud to say that my Project Team delivered this on time and to budget. Integral to this was the support and enthusiasm of those we worked with in the Crown Courts. The court users, judiciary and staff were actively involved with our pilots, helped finalise the design and then agreed site specific needs and requirements. Once the project closes in June it will be these users who will make this project a success and deliver important business benefits.
We worked closely with commercial suppliers and their engineers to install the equipment, working hard behind the scenes often through the night to prepare the courtrooms in readiness for users the following day. This ensured we kept the impact on court lists and court users to an absolute minimum.
What we've learned
We found every court site had its own unique challenges. We set up a team of Deployment Managers who had responsibility for ensuring the equipment was installed correctly and personally engaging with users to familiarise with the new equipment at every court site. We noticed that at every court sites we visited, the enthusiasm of users to learn how to use the new equipment in conjunction with other new digital systems was brilliant. We have also started to see advocates finding innovative ways to use ClickShare which is inspiring that will be shared with others as best practice.
Tell us your ClickShare story, how has it made a difference in your courtroom?
[English] - [Cymraeg]
Helo, Emma Moir ydw i, yr Arweinydd ar gyfer Cyflwyniadau yn Llysoedd y Goron gyda GLlTEM. Roedd cofnod diweddar yn trafod ein cerrig milltir digidol ni felly roeddwn i’n meddwl y byddwn i’n dweud wrthych chi am un o’r cerrig milltir hynny’n fanylach. Rydyn ni newydd orffen gosod sgriniau cyflwyno a ClickShare mewn mwy na 500 o ystafelloedd mewn llysoedd.
Beth yw ClickShare
Mae Clickshare yn galluogi unrhyw ddefnyddwyr mewn llys i gyflwyno tystiolaeth sain a gweledol yn syth o’u dyfeisiadau ar y sgriniau cyflwyno, yn bennaf CCTV/Body Cam, ffotograffau a recordiadau sain. Un o’r prif fanteision yw nad oes rhaid trosglwyddo’r dystiolaeth i fformat ffisegol mwyach (e.e. disg) ac nid ydym yn ddibynnol erbyn hyn ar gael dyfeisiadau chwarae’n ôl sy’n cyd-fynd yn y llys. Mae ein sgriniau cyflwyno modern yn helpu i wneud gwrandawiadau llys yn fwy agored a thryloyw.
Hefyd mae ClickShare yn integreiddio gyda’n hoffer fideo presennol i alluogi i dystiolaeth gael ei gwylio gan dystion sy’n rhoi tystiolaeth o bell. Mae gennym ni ffigurau eisoes sy’n cofnodi’r defnydd ac yn dangos ei fod yn cael ei ddefnyddio'n eang.
Sut gwnaethom ni hyn
Rydw i’n falch o ddweud bod fy Nhîm Prosiect wedi cyflawni hyn ar amser a chan gadw at y gyllideb. Yn rhan ganolog o hyn roedd cefnogaeth a brwdfrydedd y rhai y buom yn gweithio â nhw yn Llysoedd y Goron. Roedd defnyddwyr y llysoedd, y barnwyr a’r staff i gyd yn rhan o’n prosiectau peilot, gan helpu i greu’r cynllun yn derfynol ac wedyn cytuno ar anghenion a gofynion penodol i safle. Pan fydd y prosiect yn cau ym mis Mehefin, y defnyddwyr yma fydd yn gwneud y prosiect hwn yn llwyddiant ac yn creu manteision busnes pwysig.
Buom yn gweithio’n agos â chyflenwyr masnachol a’u peirianwyr er mwyn gosod yr offer, gan weithio’n galed y tu ôl i'r llenni, drwy gydol y nos yn aml, i baratoi ystafelloedd y llys yn barod ar gyfer y defnyddwyr y diwrnod canlynol. Roedd hyn yn sicrhau cyn lleied â phosib o effaith ar restri’r llys a defnyddwyr y llys.
Beth wnaethom ei ddysgu
Gwelsom fod gan bob un llys a safle ei heriau unigryw ei hun. Fe aethom ati i sefydlu tîm o Reolwyr Defnydd a oedd yn gyfrifol am sicrhau bod yr offer yn cael ei osod yn gywir, gan weithio’n bersonol gyda defnyddwyr i sicrhau eu bod yn dod yn gyfarwydd â’r offer newydd ym mhob llys. Ym mhob llys y buom ynddo, roedd brwdfrydedd y defnyddwyr i ddysgu sut i ddefnyddio’r offer newydd ar y cyd â systemau digidol newydd eraill yn wych. Hefyd rydyn ni wedi dechrau gweld yr eiriolwyr yn dod o hyd i ffyrdd arloesol o ddefnyddio ClickShare ac mae hynny’n ysbrydoledig. Bydd yn cael ei rannu gydag eraill fel arfer gorau.
Dywedwch eich stori ClickShare wrthym ni. Sut mae wedi gwneud gwahaniaeth yn eich llys chi?
