https://insidehmcts.blog.gov.uk/2016/07/22/magistrates-rota-application-roll-out/

Magistrates' Rota application roll out


[English] - [Cymraeg]

Hello, I’m Keith Leightley, the Business Product Owner for the new CJS Common Platform Magistrates’ Rota application.

What is Rota

The Magistrates’ Rota service will replace various systems and manual processes currently used in criminal courts to create and maintain magistrates’ rotas with a single, flexible, national system. The service introduces an online calendar to manage magistrates’ sittings more effectively.

The service allows magistrates to go online, access their calendar and submit their availability to sit in court. This enables administrators to run the Rota application to produce the best spread of sittings. Once the system has allocated sittings, this information is available on-line, reducing the need for unnecessary printing and correspondence. This is an important first step in the creation of future digital rotas to replace the current local processes across the court service.

Update on Rota implementation

I’ve got some good news on where we are with the implementation of the application in criminal courts. I’m delighted to say that we’ve recently successfully piloted the application and published magistrates’ digital rotas in 17 local justice areas. National roll out of the application across England and Wales started on 3 May 2016.

Currently the service is available to 576 rota administrators and 16,215 magistrates. To date, approximately 83% of magistrates have successfully registered to use the application and are now regularly accessing it to view their sittings, update their non availability and personal details.

The project team is pleased with the level of engagement from magistrates in using the application. We are receiving valuable feedback on the service from users via the feedback link in the application.

group of people standing in front of purple wall
Pictured left to right: Frank Joyce; Paul Hagger; John Grath; Czarina O'Mahoney; David Laycock; Naomi Edyvean; Keith Leightley; Daniel Duffin; Alistair McDonald; Venkata Chevru

Feedback from Rota users

Some of the feedback received so far includes:

First time I have logged in and found it very simple and easy to use. Everything was explained well and easy to follow.

 

Found the site very easy to access and move around within.

 

Really like the new column for vacating a sitting. Really looks easy to use and the "too late to vacate" is excellent

 

I just wanted to congratulate the programme developers on how easy and quick the system is to use. Having heard so many ups and downs relating to the introduction of IT systems within the Courts for Magistrates to use, I found the whole experience in accessing the Rota system refreshingly simple. Thanks for all the hard work that will have gone into producing this.

 

Please try and simplify the password requirement

 

The calendars are set up for the week to begin on a Sunday; most online calendars (on Outlook, Apple and Android devices) start with a Monday. A minor point, but much easier to check our own availability at a glance if these looked the same with Monday's date appearing first

 

I had a problem with signing in despite registering successfully. I rang the help desk who answered very quickly and who were most helpful. I found the whole system very easy despite being a technophobe who is useless with IT. Well done to all involved in setting it up.

The helpdesk team is working with users to overcome the small number of issues users have experienced. The improvement suggestions submitted by users are being collated and will be considered as part of the future service development.

We are monitoring take-up in each Local Justice Area and are aiming for 90% of magistrates to be registered by 1 October 2016. Anglesey was the first Local Justice Area to achieve 100% registration.

We’ll use this blog to keep you informed of progress and ways in which people can get involved. If you want more information about Magistrate’s Rota please contact the team direct or via this blog.

[English] - [Cymraeg]

Cyflwyno rhaglen Rota’r Ynadon

Helo, Keith Leightley ydw i, Perchennog Cynnyrch Busnes rhaglen newydd Platfform Cyffredin Rota’r Ynadon ar gyfer y System Cyfiawnder Troseddol.

Beth yw Rota

Bydd rhaglen Rota’r Ynadon yn cymryd lle’r systemau amrywiol a’r prosesau maniwal sy’n cael eu defnyddio ar hyn o bryd mewn llysoedd troseddol i greu a chynnal rotau ar gyfer ynadon gyda system sengl, hyblyg a chenedlaethol. Mae’r rhaglen yn cyflwyno calendr ar-lein i reoli eisteddiadau ynadon yn fwy effeithiol.

Mae’r rhaglen yn galluogi ynadon i fynd ar-lein, cael mynediad at eu calendr a nodi pryd y byddant ar gael i eistedd yn y llys. Mae hyn yn galluogi gweinyddwyr i gynnal y rhaglen Rota i gynhyrchu’r drefn orau ar gyfer eisteddiadau. Ar ôl i’r system neilltuo eisteddiadau, bydd yr wybodaeth hon ar gael ar-lein, gan leihau’r angen am argraffu a gohebu diangen. Mae hyn yn gam cyntaf bwysig i greu rotau digidol yn y dyfodol i ddisodli’r prosesau lleol cyfredol ar draws y gwasanaeth llysoedd.

Diweddariad ar weithredu’r Rota

Mae gennyf newyddion da ynghylch ble'r ydym gyda'r broses o weithredu'r rhaglen mewn llysoedd troseddol. Mae’n bleser gennyf ddweud ein bod wedi llwyddo i dreialu’r rhaglen a chyhoeddi rotau digidol ynadon mewn 17 o ardaloedd cyfiawnder lleol. Cychwynnodd y broses o gyflwyno’r rhaglen yn genedlaethol ledled Cymru a Lloegr ar 3 Mai 2016.

Ar hyn o bryd mae’r gwasanaeth ar gael i 576 o weinyddwyr rota a 16,215 o ynadon. Hyd yma, mae tua 83% o ynadon wedi llwyddo i gofrestru i ddefnyddio’r rhaglen, a bellach yn ei defnyddio'n rheolaidd i weld eu heisteddiadau, i ddiweddaru pryd nad ydynt ar gael yn ogystal â’u manylion personol.

Mae tîm y prosiect yn falch o weld faint mae’r ynadon yn ei ddefnyddio ar y rhaglen. Rydym yn cael adborth gwerthfawr ar y gwasanaeth gan ddefnyddwyr drwy’r ddolen adborth yn y rhaglen.

Adborth gan ddefnyddwyr y Rota

Dyma rywfaint o’r adborth sydd wedi dod i law hyd yma:

Dyma’r tro cyntaf i mi fewngofnodi ac roedd yn syml ac yn hawdd iawn ei defnyddio. Roedd popeth wedi'i esbonio'n dda ac yn hawdd ei ddilyn.

 

Roedd y safle yn hawdd mynd ato a symud o gwmpas ynddo.

 

Rwy'n hoff iawn o’r golofn newydd ar gyfer gadael eisteddiad. Mae’r rhaglen yn edrych yn hawdd iawn ei defnyddio ac mae’r nodwedd “rhy hwyr i adael” yn ardderchog.

 

Hoffwn longyfarch datblygwyr y rhaglen ar pa mor hawdd a chyflym yw’r system i’w defnyddio. Ar ôl clywed gymaint o bethau da a drwg am gyflwyno systemau TG i’w defnyddio yn y Llysoedd Ynadon, roeddwn yn meddwl bod yr holl brofiad o ddefnyddio’r system Rota yn hynod o syml. Diolch am yr holl waith caled sydd wedi'i neilltuo i greu’r rhaglen hon.

 

Ceisiwch symleiddio’r gofynion cyfrinair.

 

Mae’r calendrau wedi’u gosod gyda’r wythnos yn dechrau ar ddydd Sul; mae’r rhan fwyaf o galendrau ar-lein (ar ddyfeisiau Outlook, Apple ac Android) yn dechrau ar ddydd Llun. Pwynt bach, ond byddai’n llawer haws cael cipolwg i weld p’un ai a ydyn ni ar gael petai’r rhain yn edrych yr un fath gyda dyddiad dydd Llun i’w weld gyntaf.

 

Cefais broblem mewngofnodi er fy mod wedi llwyddo i gofrestru. Fe wnaeth y ddesg gymorth ateb y ffôn yn gyflym iawn ac roeddent yn ddefnyddiol iawn. Roedd yr holl system yn hawdd iawn ei defnyddio, hyd yn oed i rywun fel fi sy'n dda i ddim gyda TG. Da iawn i bawb oedd ynghlwm wrth ei gosod.

Mae tîm y ddesg gymorth wrthi’n gweithio gyda defnyddwyr i ddatrys y nifer fach o broblemau mae defnyddwyr wedi dod ar eu traws. Mae awgrymiadau’r defnyddwyr ar sut i wella wrthi’n cael eu casglu, a byddant yn cael eu hystyried fel rhan o ddatblygiad y gwasanaeth yn y dyfodol.

Rydym yn monitro’r defnydd o’r rhaglen ym mhob Ardal Cyfiawnder Lleol, ac rydym yn anelu at fod 90% o ynadon wedi cofrestru erbyn 1 Hydref 2016. Ynys Môn oedd yr Ardal Cyfiawnder Lleol gyntaf ble'r oedd 100% o'r ynadon wedi cofrestru.

Byddaf yn defnyddio'r blog yma i roi gwybodaeth i chi am gynnydd y rhaglen a sut gall pobl gymryd rhan. Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am Rota’r Ynadon, cysylltwch â’r tîm yn uniongyrchol neu drwy’r blog hwn.

Leave a comment