Skip to main content

Making our probate service simple, accessible and reliable (2)

Posted by: , Posted on: - Categories: Family

[English] - [Cymraeg]

In my first blog I covered the current performance of our probate service and what we are doing to make it quicker. In this blog I will explain the wider changes we are making to the service as well as pick up some of the other issues which have been raised.

My first blog acknowledged the current slowness in probate, and apologised directly for it. It set out what we are doing in tackling the issue and suggested some ways in which users could help us. The reasons for the delays were set out (new systems and increased work) and we are clear on what we need to do to recover the position as quickly as possible. Any help users can give us will be gratefully received (and a number are already being very supportive for which I am very grateful) as it will mean we can get back to normal sooner, but please be assured that in asking for help we are not seeking to avoid responsibility for improving both our performance and the overall system.

Reforms to our probate service will enable people to apply for grants of probate more simply and with greater confidence. Where we’ve already made changes we know they can make things better: nine out of ten people who have used the online application process are satisfied or very satisfied.

Progress so far: online applications

Our online service for personal applicants to apply for probate, where the deceased has left a will, has been publicly available since July 2018 and the ‘back end’ case management system supporting it is up and running too.

But, as I explained in my last blog, it’s not yet available to everyone. In particular, it’s not yet available to legal professionals. We will change that by making online services available in probate for all user groups (including legal professionals) and all types of probate applications by the end of the year.

We are also listening hard to feedback to continually improve the system. Following the initial roll-out of the new Grant of Probate, for example, there were concerns raised about us only naming the lead executor. We listened and we made changes as a result of what we heard.

Keeping the application process accessible for all

Our online application process is a new and additional way for people to apply for probate, but it is not the only way. People can still apply by completing and posting a paper form if they choose to.

For those that are able and willing to use it, the online process does have clear benefits. The application can be completed and submitted at any time of day (or night) on any day of the week and isn’t dependent on when the probate registry is open. It can be accessed from a device – computer, phone or tablet - at home, at work or on the move and means that people don’t have to travel to make an application.

We know that some of the people who have already used the online application consider this to be a real advantage.

A secure system you can trust

It has never been our role to test the genuineness of individual wills. But it is our job to make sure people know the consequences of lying to the court. The executor completes a statement of truth (or an oath for the paper process) which has penalties available to the courts if found to be fraudulent. The online statement of truth process is no different in terms of being certain about the identity of the applicant.

It is also our job to make sure our system can’t be abused or misused down the line. Our added counter-fraud measures include high security holograms; a digital seal instead of an embossed seal; and a digital signature instead of a ‘wet’ signature to make cheating the system even harder.

Inheritance tax

I know that there has also been some concern about the implications for estates in paying inheritance tax due to the delays. HMRC publishes guidance about paying inheritance tax. Probate applications are only processed when the relevant inheritance tax form has already been completed, so even with current delays of six to eight weeks those who apply in good time should be able to pay inheritance tax well within the six-month window.

Moving work, closing probate registries, retaining expertise

This month we confirmed that Birmingham Probate Registry would close  at the end of August. This is part of a longer-term strategy to centralise administrative work and support in Courts & Tribunals Service Centres (CTSCs) which are equipped with modern technology and where our staff have the right systems and training to provide more effective support to legal professionals and members of the public who use our service.

Moving work to national centres, underpinned by the right systems, helps us manage peaks and troughs of work better across different services; get better data about how we are performing and where we can make changes; and align working patterns to demand more effectively. In practice, it will mean more calls getting answered quicker, administrative work done more effectively, and better certainty for users about where their application or case is and what happens next.

In January, the first of these CTSCs opened and they now undertake probate work. Colleagues from across the probate service have been heavily involved in designing and testing these new ways of working and moving the work across. They have brought invaluable expertise and insight that is helping us to improve what we do.

Birmingham is the first registry to close and all affected staff who wished to remain with us have been redeployed. We know that these changes are not easy and I am grateful for the way the staff in Birmingham have been so professional throughout.

Ordering wills

I should also mention that, since the cost of ordering a copy of a will was reduced earlier in the summer, we have been receiving significantly more orders particularly through the Find a Will service on GOV.UK. This means it is taking much longer than usual to provide copies. Our supplier is bringing in a lot more resource to clear current applications and to process new requests more quickly, so things will start to improve and we’ll update our guidance about expected processing times as soon as we can be clearer about this. We’re sorry for the inconvenience and the extra frustration that this will undoubtedly cause.

I hope that this post, combined with my first blog, provides a comprehensive view of the reforms we are making to the probate service and why, as well as giving a clearer view of the issues we have faced and how we are working to overcome them. Please do get in touch if you have further questions.

[English] - [Cymraeg]

Yn fy mlog cyntaf, rhoddais sylw i berfformiad presennol ein gwasanaeth profiant a'r hyn yr ydym yn ei wneud i geisio cyflymu’r broses. Yn y blog hwn byddaf yn egluro'r newidiadau ehangach yr ydym yn eu gwneud i’r gwasanaeth yn ogystal â chodi rhai o'r materion eraill a godwyd.

Roedd fy mlog cyntaf yn trafod arafwch y gwasanaeth profiant fel y mae ar hyn o bryd, a bu imi ymddiheuro yn uniongyrchol amdano. Nododd yr hyn yr ydym yn ei wneud wrth fynd i'r afael â'r mater hwn yn ogystal ag awgrymu rhai ffyrdd y gallai defnyddwyr ein helpu. Nodwyd y rhesymau dros yr oedi (systemau newydd a mwy o waith) ac rydym yn glir ynghylch yr hyn y mae angen i ni ei wneud i adfer y sefyllfa cyn gynted â phosibl. Bydd unrhyw gymorth y gall defnyddwyr ei roi i ni yn cael ei groesawu (ac mae nifer o ddefnyddwyr eisoes yn bod yn gefnogol iawn ac rwy'n ddiolchgar iawn am hynny) gan y bydd yn golygu y gallwn fynd yn i’n gwaith o ddydd i ddydd yn gynt, ond gallaf eich sicrhau nad ydym yn ceisio osgoi cyfrifoldeb am wella ein perfformiad a gwella’r system yn gyffredinol

Bydd diwygio ein gwasanaeth profiant yn galluogi pobl i wneud cais am grantiau profiant yn symlach a gyda mwy o hyder. Lle rydyn ni eisoes wedi gwneud newidiadau, rydyn ni'n hyderus y gallan nhw wneud pethau'n well: mae naw o bob deg o bobl sydd wedi defnyddio'r broses ymgeisio ar-lein naill ai’n fodlon neu'n fodlon iawn.

Y cynnydd hyd yn hyn: ceisiadau ar-lein

Mae ein gwasanaeth gwneud cais am brofiant ar-lein ar gyfer ymgeiswyr personol, lle mae'r ymadawedig wedi gadael ewyllys, wedi bod ar gael i'r cyhoedd ers mis Gorffennaf 2018 ac mae camau olaf y system rheoli achosion yn weithredol hefyd.

Ond, fel yr eglurais yn fy mlog diwethaf, nid yw ar gael i bawb ar hyn o bryd. Yn benodol, nid yw ar gael i weithwyr proffesiynol cyfreithiol eto. Byddwn yn newid hynny drwy sicrhau bod gwasanaethau ar-lein ar gael ym maes profiant i bob grŵp defnyddwyr (gan gynnwys gweithwyr proffesiynol cyfreithiol) a phob math o geisiadau profiant erbyn diwedd y flwyddyn.

Rydym hefyd yn gwrando'n astud ar adborth i wella'r system yn barhaus. Yn dilyn y broses gychwynnol o gyflwyno'r grant profiant newydd, er enghraifft, mynegwyd pryderon nad ydym ond yn enwi'r prif ysgutor. Gwnaethom wrando a gwnaethom newidiadau o ganlyniad i’r hyn a glywsom.

Sicrhau fod y broses ymgeisio ar gael i bawb

Mae ein proses ymgeisio ar-lein yn ffordd newydd i bobl wneud cais am brofiant, ond nid dyna'r unig ffordd. Gall pobl ddal i wneud cais drwy lenwi a phostio ffurflen bapur os ydynt yn dewis gwneud hynny.

I'r rhai sy'n gallu ei defnyddio ac yn barod i wneud hynny, mae manteision amlwg i'r broses ar-lein. Gellir cwblhau'r cais a'i gyflwyno ar unrhyw adeg o'r dydd (neu'r nos) ar unrhyw ddiwrnod o'r wythnos ac nid yw'n ddibynnol ar pryd mae'r Gofrestrfa Brofiant ar agor. Gellir cael mynediad ato o ddyfais - cyfrifiadur, ffôn neu dabled – o’ch cartref, yn y gwaith neu yn yr awyr agored ac mae'n golygu nad oes rhaid i bobl deithio i wneud cais.

Gwyddom fod rhai o'r bobl sydd eisoes wedi defnyddio'r cais ar-lein o'r farn bod hyn yn fantais wirioneddol.

System ddiogel y gallwch ymddiried ynddi

Nid ein dyletswydd ni yw profi diffuantrwydd ewyllysiau unigol. Ein gwaith ni yw gwneud yn siŵr bod pobl yn gwybod beth yw canlyniadau dweud celwydd wrth y llys. Mae'r ysgutor yn cwblhau datganiad o wirionedd (neu lw ar gyfer y broses bapur) sydd â chosbau ar gael i'r llysoedd os canfyddir eu bod yn dwyllodrus. Nid yw'r datganiad o wirionedd ar-lein yn wahanol o ran bod yn sicr ynghylch pwy yw'r ymgeisydd.

Rydym hefyd yn gyfrifol am sicrhau na chaiff ein system ei chamddefnyddio yn awr na'i chamddefnyddio yn y dyfodol. Mae ein mesurau atal twyll ychwanegol yn cynnwys hologramau diogelwch uchel; sêl ddigidol yn hytrach na sêl argraffedig; a llofnod digidol yn lle llofnod ysgrifenedig er mwyn gwneud y broses o dwyllo’r system yn anoddach fyth.

Treth etifeddiant

Rwy’n ymwybodol y bu rhywfaint o bryder hefyd ynglŷn â'r goblygiadau i ystadau wrth dalu treth etifeddiant oherwydd yr oedi. Mae HMRC yn cyhoeddi canllawiau ynghylch talu treth etifeddiant. Caiff ceisiadau profiant eu prosesu dim ond pan fydd y ffurflen dreth etifeddiant perthnasol eisoes wedi'i llenwi, felly hyd yn oed gyda'r oedi presennol o chwech i wyth wythnos dylai'r rhai sy'n ymgeisio mewn da bryd allu talu treth etifeddiant o fewn chwe mis.

Symud gwaith, cau cofrestrfeydd profiant a chadw arbenigedd

Y mis hwn bu inni gadarnhau y byddai cofrestrfa Brofiant Birmingham yn cau ddiwedd mis Awst. Mae hyn yn rhan o strategaeth hirdymor i ganoli gwaith a chefnogaeth weinyddol yng Nghanolfannau Gwasanaethau Llysoedd a Thribiwnlysoedd (CTSCs) sy'n meddu ar dechnoleg fodern a lle mae gan ein staff y systemau a'r hyfforddiant cywir i ddarparu cymorth mwy effeithiol i weithwyr proffesiynol cyfreithiol ac aelodau o'r cyhoedd sy'n defnyddio ein gwasanaeth.

Mae symud gwaith i ganolfannau cenedlaethol, wedi'i ategu gan y systemau cywir, yn ein helpu i reoli cyfnodau prysur a llai prysur yn well ar draws gwahanol wasanaethau; cael gwell data am sut yr ydym yn perfformio a ble y gallwn wneud newidiadau; ac alinio patrymau gwaith yn fwy effeithiol. Yn ymarferol, bydd yn golygu bod mwy o alwadau yn cael eu hateb yn gyflymach, gwaith gweinyddol yn cael ei wneud yn fwy effeithiol, a gwell sicrwydd i ddefnyddwyr ynglŷn â beth yw sefyllfa eu cais neu eu hachos a beth fydd yn digwydd nesaf.

Ym mis Ionawr, agorwyd y CTSCs cyntaf ac maent yn awr yn gwneud gwaith profiant. Mae cydweithwyr o bob rhan o'r gwasanaeth profiant wedi cyfrannu'n helaeth at ddylunio a phrofi'r ffyrdd newydd hyn o weithio a symud y gwaith drosodd. Maent wedi dod ag arbenigedd a mewnwelediad amhrisiadwy sy'n ein helpu i wella'r hyn a wnawn.

Birmingham yw'r gofrestrfa gyntaf i gau ac mae pob aelod o staff a oedd yn dymuno aros gyda ni wedi cael eu hadleoli. Rydym yn gwybod nad yw'r newidiadau hyn yn hawdd ac rwy'n ddiolchgar am y ffordd y mae'r staff yn Birmingham wedi bod mor broffesiynol drwy gydol y broses.

Archebu ewyllysiau

Dylwn hefyd grybwyll, ers i gost archebu copi o ewyllys gael ei lleihau'n gynharach yn yr haf, ein bod wedi cael llawer mwy o archebion yn enwedig drwy'r gwasanaeth 'Find a Will' ar Mae hyn yn golygu ei fod yn cymryd llawer mwy o amser nag yr arfer i ddarparu copïau. Mae ein cyflenwr yn cyflwyno llawer mwy o adnoddau i glirio ceisiadau cyfredol ac i brosesu ceisiadau newydd yn gyflymach, felly bydd pethau'n dechrau gwella a byddwn yn diweddaru ein canllawiau ar amseroedd prosesu disgwyliedig cyn gynted ag y cawn ragor o wybodaeth am hyn. Mae'n ddrwg gennym am yr anghyfleustra a'r rhwystredigaeth ychwanegol y bydd hyn yn ei achosi.

Rwy'n gobeithio bod y blog hwn, ynghyd â'm mlog cyntaf, yn rhoi golwg gynhwysfawr o'r diwygiadau yr ydym yn eu gwneud i'r gwasanaeth profiant a pham, yn ogystal â rhoi darlun cliriach o'r materion yr ydym wedi'u hwynebu a sut rydym yn gweithio i'w goresgyn. Mae croeso i chi gysylltu os oes gennych ragor o gwestiynau.

Sharing and comments

Share this page

1 comment

  1. Comment by Valerie Hollylee posted on

    My personal experience is that in 2016 when my mother in law died, we had no problems contacting the London Probate office whenever we called. Move on to last year when my husband's great aunt died, every time we rang the line was engaged no matter what time of the day it was. Hardly an improvement for the customer!