https://insidehmcts.blog.gov.uk/2019/09/27/new-digital-service-for-family-public-law-puts-the-child-at-the-forefront/

New digital service for Family Public Law puts the child at the forefront


[English] - [Cymraeg]

Since October 2017, we’ve been working on developing an easier and quicker new digital service for the Family Public Law service.

In our last blog, we updated you on how the new service will work and how it will help users. Now, we’d like to invite more users of the service to help research and test what we’re building next.

Adult sitting with child on sofa playing with toys - no faces shown

In the coming months, we’re planning to talk to local authority solicitors, our staff, members of the judiciary, solicitors in private practice and Cafcass staff. If you’d like to be part of this research, please complete this short form.

The child at the forefront

Everything we do is with the interest of the child at the forefront. To help the courts decide the best outcome for the child, we are designing a system which aims to make the process easier and quicker for our staff, the judiciary, and professional users. We’re focusing on providing the right information to the right people at the right time, so that the court can make decisions as early as possible.

What progress have we made?

In January 2019 we started testing the first phase of a new digital service in private beta. It allows local authorities to complete and submit a C110a application for care and supervision orders with supporting documents to issue and progress the case online.

Once an online C110a application has been submitted, an automatic notification is sent to the respective family court and Cafcass or Cafcass Cymru. The gatekeeping team are then able to consider the application and upload standard directions. These are shared securely with local authorities and Cafcass /Cafcass Cymru.

The service enables users to upload the case bundle and access case documents – parties can find all the information they need in one place.

What user feedback have we received?

In April 2019, we visited four private beta sites in Portsmouth, Swansea, Stoke and West London to catch up with our colleagues, Cafcass and local authority users to see how things were going with the pilot.

The feedback was positive and it was reassuring to hear that online applications were quicker to complete than paper. Users also said that documents were more accessible – as they’re all stored digitally in one place and the quality of information being shared between parties had improved.

User requests and what we’ve improved

The top 5 asks from our users were:

  • print and previewing functionality
  • improving the layout to navigate quicker
  • automating notifications
  • a payment by account number field
  • being able to delete draft applications

We’ve worked closely with our users to make sure we met their expectations and requirements. In addition, we’ve made it possible to:

  • add more than one set of previous or ongoing procedures
  • accurately capture requirements for a hearing
  • upload the threshold criteria, index checklist and social work evidence template (SWET) document
  • search for a case by case name, case ID (FamilyMan ID) and submission date.

So, what about court bundles?

We’ve received numerous queries about the court bundle. In the new service, a bundle can be uploaded and stored securely. Parties who are authorised to access the case will be able to view the latest version and share it on screens during a hearing.

What we’re doing next

We will be gathering further feedback from users of our private beta across different locations. We will also show prototypes of new case progression features to local authority users. Early feedback suggests that digital case progression will bring clarity to the status of activities required and help speed up case progression.

We will be delivering the ability to create digital orders as well as being able to digitally approve and seal them. We’re also looking at case progression, so users can track and update progress on directions to make hearings more effective.

Extending the private beta

We’re aiming to roll-out the service to more family courts and local authorities later this year. If you want to find out more the private beta, please get in touch by emailing PublicLawAndAdoption@justice.gov.uk

At the end of January 2020, we’re aiming to release our service into public beta. After testing the new digital service with our private beta users, all local authorities and legal professionals involved in care proceedings will be able to sign up.

In readiness, we’ll make sure users receive guidance on the service and are told about future engagement events. Until then, watch a short demo to see the look, feel and current features of the new service.

You can also read updates on the HMCTS reform programme on GOV.UK.

Spread the word and get in touch

Please forward this update to your colleagues. Send any comments or questions to PublicLawAndAdoption@justice.gov.uk All feedback is welcomed.


[English] - [Cymraeg]

Gwasanaeth digidol newydd ar gyfer achosion Teulu Cyfraith Gyhoeddus sy’n blaenoriaethu'r plentyn

Ers mis Hydref 2017, rydym wedi bod yn gweithio ar ddatblygu gwasanaeth digidol newydd haws a chyflymach ar gyfer y gwasanaeth Teulu Cyfraith Gyhoeddus.

Yn ein blog diwethaf, rhoesom ddiweddariad ar sut y bydd y gwasanaeth newydd yn gweithio a sut y bydd yn helpu defnyddwyr. Nawr, hoffem wahodd mwy o ddefnyddwyr y gwasanaeth i ymchwilio a phrofi'r hyn yr ydym yn ei wneud nesaf.

Yn ystod y misoedd nesaf, rydym yn bwriadu siarad â chyfreithwyr awdurdodau lleol, ein staff, aelodau o'r farnwriaeth, cyfreithwyr sy’n gweithio mewn practis preifat a staff Cafcass. Os hoffech chi fod yn rhan o'r ymchwil hwn, llenwch y ffurflen hon.

Blaenoriaethu’r plentyn

Mae popeth a wnawn er lles pennaf y plentyn. Er mwyn helpu'r llysoedd i benderfynu ar y canlyniad gorau i'r plentyn, rydym yn cynllunio system sy'n anelu at wneud y broses yn haws ac yn gyflymach i'n staff, y farnwriaeth, a defnyddwyr proffesiynol. Rydym yn canolbwyntio ar ddarparu'r wybodaeth gywir i'r bobl iawn ar yr adeg briodol, fel y gall y llys wneud penderfyniadau cyn gynted â phosibl.

Pa gynnydd rydym wedi'i wneud?

Ym mis Ionawr 2019 dechreuwyd profi cam cyntaf gwasanaeth digidol newydd ar ffurf private beta. Mae'n caniatáu i awdurdodau lleol lenwi a chyflwyno cais C110a am orchmynion gofal a goruchwylio gyda dogfennau ategol i gyflwyno a symud yr achos yn ei flaen ar-lein.

Unwaith y cyflwynir cais C110a ar-lein, anfonir hysbysiad awtomatig at y llys teulu perthnasol a Cafcass neu Cafcass Cymru. Yna gall y tîm didoli ystyried y cais a llwytho'r cyfarwyddiadau safonol. Rhennir y rhain yn ddiogel gydag awdurdodau lleol a Cafcass/Cafcass Cymru.

Mae'r gwasanaeth yn galluogi defnyddwyr i lwytho'r bwndel achosion a chael gafael ar ddogfennau’r achos – gall y partïon ddod o hyd i'r holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt mewn un lle.

Pa adborth yr ydym wedi ei gael gan ddefnyddwyr?

Ym mis Ebrill 2019, aethom i ymweld â phedwar safle private beta yn Portsmouth, Abertawe, Stoke a Gorllewin Llundain i weld ein cydweithwyr, Cafcass a defnyddwyr yr awdurdodau lleol i weld sut yr oedd pethau'n mynd gyda'r cynllun peilot.

Roedd yr adborth yn gadarnhaol ac roedd yn dda clywed bod ceisiadau ar-lein wedi'u llenwi'n gynt nag ar bapur. Dywedodd defnyddwyr hefyd fod dogfennau'n fwy hygyrch – gan eu bod i gyd yn cael eu storio'n ddigidol mewn un lle a bod ansawdd yr wybodaeth sy'n cael ei rhannu rhwng partïon wedi gwella.

Ceisiadau gan ddefnyddwyr a'r hyn yr ydym wedi'i wella

Y 5 peth y gofynnodd ein defnyddwyr amdanynt oedd:

  • y gallu i argraffu dogfen a gweld y ddogfen cyn ei hargraffu
  • gwella edrychiad y dudalen er mwyn gallu mynd drwyddi'n gyflymach
  • hysbysiadau awtomatig
  • maes penodol ar gyfer talu drwy gyfrif banc
  • y gallu i ddileu ceisiadau drafft

Rydym yn gweithio'n agos gyda'n defnyddwyr i sicrhau ein bod yn bodloni eu disgwyliadau a'u gofynion. Yn ogystal â hynny, rydym wedi ei gwneud hi'n bosibl i:

  • ychwanegu mwy nag un set o weithdrefnau blaenorol neu barhaus
  • cofnodi gofynion ar gyfer gwrandawiad yn gywir
  • llwytho'r meini prawf trothwy, y rhestr wirio mynegai a'r ddogfen templed tystiolaeth gwaith cymdeithasol (SWET)
  • chwilio am achos yn ôl ei enw, ID yr achos (ID FamilyMan) a dyddiad cyflwyno

Felly, beth am fwndeli'r llys?

Rydym wedi derbyn nifer o ymholiadau am fwndel y llys. Gellir llwytho a storio bwndel yn ddiogel ar y gwasanaeth newydd.   Bydd partïon sydd wedi'u hawdurdodi i weld yr achos yn gallu gweld y fersiwn ddiweddaraf a'i rhannu ar y sgriniau yn ystod gwrandawiad.

Y camau nesaf

Byddwn yn casglu rhagor o wybodaeth gan ddefnyddwyr ein private beta mewn lleoliadau eraill.   Byddwn hefyd yn dangos prototeipiau o drefniadau newydd ar gyfer hwyluso achosion i ddefnyddwyr awdurdodau lleol. Awgryma’r sylwadau cynnar y bydd defnyddio technoleg ddigidol i hwyluso achosion yn dod ag eglurder gyda golwg ar statws y gweithgareddau angenrheidiol ac yn cynorthwyo i gyflymu’r drefn hwyluso achosion.

Byddwn yn darparu'r gallu i greu gorchmynion digidol yn ogystal â gallu eu cymeradwyo a'u selio'n ddigidol. Rydym hefyd yn edrych ar gynnydd achosion, fel y gall defnyddwyr olrhain a diweddaru cynnydd cyfarwyddiadau i wneud gwrandawiadau yn fwy effeithiol.

Ymestyn y cyfnod private beta

Rydym yn gobeithio cyflwyno’r gwasanaeth i fwy o lysoedd teulu ac awdurdodau lleol yn ddiweddarach eleni.  Os rydych am ddarganfod mwy yn y broses private beta, anfonwch e-bost i PublicLawAndAdoption@justice.gov.uk

Erbyn diwedd mis Ionawr 2020, rydym yn bwriadu rhyddhau ein gwasanaeth ar ffurf public beta. Ar ôl profi'r gwasanaeth digidol newydd gyda'n defnyddwyr private beta, bydd yr holl awdurdodau lleol a gweithwyr proffesiynol cyfreithiol sy'n ymwneud ag achosion gofal yn gallu cofrestru.

I fod yn barod ar gyfer hyn, byddwn yn gwneud yn siŵr bod defnyddwyr yn cael arweiniad ar sut i ddefnyddio'r gwasanaeth yn ogystal â chael gwybod am ddigwyddiadau ymgysylltu yn y dyfodol. Tan hynny, gwyliwch arddangosiad byr i weld sut mae’r gwasanaeth newydd yn edrych.

Gallwch hefyd ddarllen rhagor o ddiweddariadau am raglen ddiwygio GLlTEM ar GOV.UK.

Rhowch y gair ar led a chysylltwch â ni

Anfonwch y diweddariad at eich cydweithwyr. Anfonwch unrhyw sylwadau neu gwestiynau i PublicLawAndAdoption@justice.gov.uk  Croesewir adborth.

Sharing and comments

Share this page