https://insidehmcts.blog.gov.uk/2016/09/09/doing-the-hard-work-to-make-cjs-simple/

Doing the hard work to make CJS simple


[English] - [Cymraeg]

Good straplines have the ability to distil all the qualities of a product into one memorable phrase.

Ronseal: it does exactly what it says on the tin
KitKat: Have a break, have a Kit-Kat
Tesco: Every little helps

Marketing professionals love them. If they get it right, the phrase can trigger a desire for the product in people who hear it. Some even make it into our everyday language as common phrases. GDS’s design principles are similar to these straplines. They are perfectly honed nuggets which take complex terms like ‘easy to use’ and ‘intuitive’ and tease out the essence of what it means to achieve that result.

One of GDS’s design principles is ‘Do the hard work to make it simple’. This is directed at transformational programmes like the Common Platform and the delivery teams working within it. Right now, those of us working in the Common Platform Programme are living out the reality of this principle – we’re working hard to uncover the essence of the Criminal Justice System (CJS) so that we have clean, clear service design that feels simple to use. Delivering simplicity rarely means taking functionality away from the user, it’s much more about making each user interaction with the screen work harder and smarter to achieve the goal. That’s how a system can feel simple and easy to use.

So although we are based in a high-rise office block in Croydon, our user researchers, business analysts and designers are out doing the hard work with real users of the system to understand their needs.

Researching, analysing, observing – what do users need

We’ve researched over 800 users across England and Wales from our main user groups within the judiciary, HMCTS, Crown Prosecution Service and the defence community, and we are not stopping there. So far, we’ve used quantitative techniques such as surveys and questionnaires to gather data regularly across large numbers of users. We’ve also used qualitative research methods to dig deep into people’s tacit knowledge and get to the essence of the user’s need. We have watched and absorbed how people function in their existing work environment grounding our findings in our deepening knowledge of the user. We have become very close to the people who make the Criminal Justice System work.

A collage of men and wome photographs
The common platform programme user experience team

Designing, testing, iterating – designing a service that continually iterates and improves

Every 2 weeks, our researchers test the digital journey and the usability of the screens with the people who will be using the service to do their job. Usability testing sessions provide a safe environment for users to complete digital tasks and give feedback which can influence the next iteration of the design. It’s how we know which parts are working and which parts need more work. And this continues when services are launched into the business only this time the feedback is collected through a range of channels such as page feedback, helpdesk calls, analytics and user satisfaction surveys. We take our design direction from the people who know what works best for them.

As we work in this way to create services that support our complex and fundamentally individual CJS, our ambition is to deliver results which cause the sort of comments that we’ve already received during our usability testing sessions:

Some people will be aghast at how simple it is. It does strip it right down.

A Court Clerk, June 2016

Common Platform? Bring it on. Anything that enables us to share information more easily.

A Crown Prosecutor, Feb 2016

It’s worth working hard to get the Common Platform this simple. I’d be grateful for your thoughts on my post using the comments box at the bottom of this page.


[English] - [Cymraeg]

Gwneud y gwaith caled i wneud y System Cyfiawnder Troseddol yn syml

Mae gan is-benawdau da'r gallu i grynhoi holl nodweddion cynnyrch i mewn i un ymadrodd cofiadwy.

Ronseal: it does exactly what it says on the tin
KitKat: Have a break, have a Kit-Kat
Tesco: Every little helps

Mae gweithwyr proffesiynol ym maes Marchnata yn hoff iawn ohonynt. Os ydynt yn cael hwyl dda ar greu ymadrodd, gallai sbarduno awydd am y cynnyrch i bobl sy'n ei glywed. Mae rhai hyd yn oed yn dod yn rhan o’n iaith pob dydd fel ymadroddion cyffredin. Mae egwyddorion dylunio’r GDS yn debyg i’r is-benawdau hyn. Maent yn ffordd berffaith o gymryd termau cymhleth fel ‘hawdd i’w ddefnyddio’ a ‘greddfol’ a cheisio gwneud i beth mae’n ei feddwl i gyflawni’r canlyniad hwnnw.

Un o egwyddorion dylunio'r GDS yw ‘Gwnewch y gwaith caled i’w wneud yn syml’. Mae hyn yn cyfeirio at raglenni trawsnewidiol fel y Platfform Cyffredin a’r timau cyflawni sy’n gweithio arno. Ar hyn o bryd, mae’r rhai ohonom sy'n gweithio ar y Rhaglen Platfform Cyffredin yn gwireddu’r egwyddor hon - rydym yn gweithio’n galed i ddatgelu hanfod y System Cyfiawnder Troseddol (CJS) fel bod gennym wasanaeth dylunio clir a glân sy’n teimlo’n hawdd i’w ddefnyddio. Anaml iawn mae darparu symlrwydd yn golygu tynnu’r ymarferoldeb i ffwrdd oddi ar y defnyddiwr, mae’n ymwneud llawer mwy gyda’r rhyngweithio rhwng y defnyddiwr a’r sgrin i weithio’n galetach ac yn glyfrach i gyrraedd y nod. Dyna sut gallai system deimlo’n syml ac yn hawdd i’w defnyddio.

Felly, er ein bod yn gweithio mewn adeilad uchel yn Croydon, mae ein hymchwilwyr defnyddwyr, dadansoddwyr busnes a’n dylunwyr yn gwneud y gwaith caled ar hyd y lle gyda gwir ddefnyddwyr y system i ddod i ddeall eu hanghenion.

Ymchwilio, dadansoddi, arsylwi – beth sydd ei angen ar y defnyddwyr

Rydym wedi holi dros 800 o ddefnyddwyr ledled Cymru a Lloegr; o’n prif grwpiau defnyddwyr o fewn y Farnwriaeth, GLlTEM, Gwasanaeth Erlyn y Goron yn ogystal â’r gymuned amddiffyn, ac nid ydym yn bwriadu stopio ar hyn o bryd. Hyd yma, rydym wedi defnyddio technegau meintiol megis arolygon a holiaduron i gasglu data yn rheolaidd gan nifer fawr o ddefnyddwyr. Hefyd rydym wedi defnyddio dulliau ymchwil ansoddol i gael llawer o wybodaeth gan bobl a chael at wraidd beth yw anghenion y defnyddiwr. Rydym wedi gwylio a chymryd diddordeb yn y ffordd y mae pobl yn gweithredu yn eu hamgylchedd gwaith presennol a chreu sylfaen i’n canfyddiadau i gael cymaint o wybodaeth ag sy’n bosib am y defnyddiwr. Rydym wedi adeiladu perthynas dda iawn gyda’r bobl sy’n cynnal y System Cyfiawnder Troseddol.

Dylunio, profi, ailadrodd – creu gwasanaeth sy'n perfformio ac yn gwella'n barhaus

Bob pythefnos, mae ein hymchwilwyr yn profi’r daith ddigidol a defnyddioldeb y sgriniau gyda’r bobl a fydd yn defnyddio’r gwasanaeth i wneud eu gwaith. Mae sesiynau profi defnyddioldeb yn darparu amgylchedd diogel i ddefnyddwyr i gwblhau tasgau digidol a rhoi adborth a allai ddylanwadu ar fersiwn nesaf y dyluniad. Dyma sut rydym yn gwybod pa rannau sy’n gweithio a pha rannau y mae arnom angen gweithio arnynt. Ac mae hyn yn parhau pan mae gwasanaethau yn cael eu lansio i'r busnes, ond y tro hwn mae adborth yn cael ei gasglu drwy amryw o sianeli megis adborth ar y dudalen, galwadau i’r ddesg gymorth, dadansoddi ac arolygon o fodlonrwydd defnyddwyr. Rydym yn cael cyfarwyddiadau dylunio gan y bobl sy’n gwybod beth sy’n gweithio orau iddynt hwy.

Gan ein bod yn gweithio yn y ffordd hon i greu gwasanaethau sy’n cefnogi ein System Cyfiawnder Troseddol cymhleth a phersonol, ein huchelgais yw cyflawni canlyniadau sy’n achosi math o sylwadau rydym wedi derbyn eisoes yn ystod ein sesiynau profi defnyddioldeb:

Bydd rhai pobl wedi synnu ar ôl sylweddoli pa mor syml ydyw. Mae wedi ei symleiddio yn fawr iawn.

Clerc Llys, Mehefin 2016

Platfform Cyffredin? Rydyn ni’n barod amdano. Unrhyw beth sy’n ein galluogi i rannu gwybodaeth yn haws.

Erlynydd y Goron, Chwefror 2016

Mae’n werth gweithio'n galed i gael y Platfform Cyffredin mor syml â hyn. Byddwn yn ddiolchgar petaech yn defnyddio’r blwch ar waelod y dudalen hon i nodi unrhyw sylwadau sydd gennych ar fy nghofnod.

Leave a comment