https://insidehmcts.blog.gov.uk/2017/04/11/working-with-stakeholders-to-develop-an-online-divorce-service/

Working with stakeholders to develop an online divorce service


[English] - [Cymraeg]

Hello I’m Adam Lennon, Divorce Service Manager at HMCTS. I’d like to share some details of a workshop we held with legal practitioners recently that demonstrated the latest version of our online divorce service called ‘Apply for a divorce’.

Background to the divorce project

Since the project began in April 2016 we’ve been busy conducting research to better understand our users’ needs and issues with the current service. Our research identified that the D8 ‘Apply for a Divorce’ application form causes our users the most issues. Currently up to 40% of all applications are rejected due to forms being completed incorrectly. We established that if we could improve this part of the process first then this will vastly improve the applicant’s experience and so we decided that this was the best place for us to start.

After months of hard work and extensive research to ensure we meet our users’ needs, we have a fully working prototype for the ‘Apply for a divorce’ service. This is being piloted in the East Midlands Divorce Centre in Nottingham by applicants seeking a divorce without legal representation who are invited to use the new service when they contact the court staff asking for advice on how to apply for a divorce.

The pilot started on the 25 January 2017 and has proven extremely successful. Whilst it is a small scale pilot it has allowed us to build confidence in the design of the system before we add more features to it to make it a fully online experience and extend the pilot to a wider audience. Now that the pilot is in progress I thought it was the ideal time to engage more with the wider legal community, to not only update them on our plans but to work with them to see how we can make the system work for them in the future.

Workshop with Legal practitioners

At the workshop I provided an update on our future plans for the service that started a conversation with the legal representatives at the workshop. The discussions included an opportunity for us to update them on our work so far, our plans for the future and to start gathering the particular user needs of the professional community.

Man standing at table giving a presentation.
Adam talks to legal practitioners on the development of a new online divorce service.

Workshop feedback

After the demonstration of the service, one of the attendees said:

Online divorce is the future. It cannot come soon enough. This will undoubtedly improve access to justice and will, in my view, provide an additional platform for those most vulnerable to break away from an abusive marriage. The level of detail applied by HMCTS is very impressive indeed, should be embraced and welcomed by all practitioners and interested parties.

Following our workshop, legal practitioners and members of the project team took part in a session which explored their needs and how they can be incorporated into the future service. We’ll be taking this valuable information away to look at how we continue to develop the service.

Here’s the technical bit

The online service looks very different to the D8 form, as a ‘smart form’ it incorporates: The Notes for Guidance. The service tailors questions based on the individual’s circumstances and adapts the questions it asks based on their answers provided.

For example someone who chooses the behaviour fact will only see questions and guidance relating to that. The service also has built in validation to minimise the possible reasons for rejections. This covers things such as proving people have been married for 12 months or only allowing them to choose five years’ separation if they have been married for long enough.

The project is working in an agile way, building the service bit-by-bit. The initial prototype is by no means the finished product. We’ve decided to launch a pilot of this early version of the divorce service now because we want to give people a simpler service as quickly as possible, rather than wait until the full online service is ready.

Feedback on the pilot

So far feedback from applicants has been really positive. Someone who used the service to complete his petition said:

It’s nice to see a system that works and was easy to follow.

Another said:

It was marvellous, pain free and less stressful than the paper form (she had previously attempted to use the paper form but gave up as it was too difficult)

Using a phased pilot approach has enabled the project to gather valuable feedback on the service from HMCTS staff and users. We’ve then used this to assess how the service is performing to ensure it works before we add other features, such as an online payment capability.

We’ll be building upon the prototype and continue testing with applicants over the coming months. The current pilot operates by inviting divorce applicants to complete their petition online with the full support of a member of the project team. Following results and feedback on the initial pilot, the next stage of testing will be extended so that selected users will be able to make their application from home. There will also be Government Digital Service assessment reviews before it is released to the public on GOV.UK.

Please get in touch

Please use the comment section at the bottom of this page to post your questions or comments on my blog post. Alternatively you can contact the Divorce Project direct via email.


[English] - [Cymraeg]

Gweithio gyda rhanddeiliaid i ddatblygu gwasanaeth ysgaru ar-lein

Helo Adam Lennon ydw i, Rheolwr Gwasanaethau Ysgaru yng Ngwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EM. Hoffwn rannu ychydig o fanylion am weithdy a gynhaliom gydag ymarferwyr cyfreithiol yn ddiweddar a oedd yn dangos y fersiwn ddiweddaraf o’n gwasanaeth ysgaru ar-lein o’r enw 'Gwneud cais am ysgariad'.

Cefndir y prosiect ysgaru

Ers i’r prosiect ddechrau ym mis Ebrill 2016, rydym wedi bod yn brysur yn gwneud gwaith ymchwil i ddeall yn well beth yw anghenion ein defnyddwyr yn ogystal â'r problemau gyda'r gwasanaeth presennol. Dangosodd ein hymchwil mai’r ffurflen gais D8 'Gwneud cais am Ysgariad' sy'n peri'r problemau mwyaf i'n defnyddwyr. Ar hyn o bryd mae hyd at 40% o’r holl geisiadau’n cael eu gwrthod oherwydd bod ffurflenni’n cael eu llenwi’n anghywir. Deuthum i’r casgliad os gallwn wella’r rhan hon o’r broses yn gyntaf, yna bydd hyn yn gwella profiad y ceisydd yn sylweddol, felly mi wnaethom benderfynu mai dyma oedd y lle gorau inni gychwyn.

Ar ôl misoedd o waith caled a llawer o ymchwil i sicrhau ein bod yn bodloni anghenion ein defnyddwyr, mae gennym brototeip gwbl weithredol ar gyfer y gwasanaeth ‘Gwneud cais am Ysgariad’. Mae hwn yn cael ei beilota yng Nghanolfan Ysgariadau Dwyrain Canolbarth Lloegr yn Nottingham gan geiswyr a oedd yn ceisio ysgariad heb gynrychiolaeth gyfreithiol. Byddant yn cael eu gwahodd i ddefnyddio’r gwasanaeth newydd pan fyddant yn cysylltu â staff y llys i ofyn am gyngor ar sut i wneud cais am ysgariad.

Cychwynnodd y peilot ar 25 Ionawr 2017 ac mae wedi bod yn llwyddiannus iawn. Er mai peilot ar raddfa fach ydyw, mae wedi ein galluogi ni fagu hyder yn nyluniad y system cyn inni ychwanegu rhagor o nodweddion ati i'w wneud yn brofiad sy’n gwbl ar-lein ac ymestyn y peilot i gynulleidfa ehangach. Gan fod y peilot eisoes yn mynd rhagddo, roeddwn yn teimlo ei fod yn amser delfrydol i ymgysylltu â’r gymuned gyfreithiol ehangach, nid yn unig i’w diweddaru nhw ar ein cynlluniau ond i weithio gyda nhw i weld sut gallwn wneud y system weithio iddynt hwy yn y dyfodol.

Gweithdy gydag Ymarferwyr Cyfreithiol

Yn y gweithdy, rhoddais ddiweddariad ar ein cynlluniau ar gyfer y gwasanaeth yn y dyfodol, a arweiniodd at sgwrs gyda’r cynrychiolwyr cyfreithiol yn y gweithdy. Roedd y trafodaethau’n cynnwys cyfle inni eu diweddaru nhw ar y gwaith hyd yma, ein cynlluniau ar gyfer y dyfodol ac i gychwyn casglu anghenion penodol y defnyddwyr o’r gymuned broffesiynol.

Adborth o’r Gweithdy

Ar ôl i mi ddangos y gwasanaeth, dywedodd un o’r bobl a oedd yn bresennol:

Ysgaru ar-lein yw’r dyfodol. Ni all ddod yn ddigon buan. Bydd hyn yn sicr yn gwella mynediad at gyfiawnder a bydd, yn fy marn i, yn darparu platfform ychwanegol i'r rhai sydd fwyaf bregus i adael priodas camdriniol. Mae lefel y manylder a weithredir gan GLlTEM yn arbennig o dda, a dylai gael ei groesawu gan yr holl ymarferwyr a’r partïon sydd â diddordeb.

Yn dilyn ein gweithdy, cymerodd yr ymarferwyr cyfreithiol ac aelodau o dîm y prosiect ran mewn sesiwn a oedd yn archwilio eu hanghenion a sut y gellir eu cynnwys yn y gwasanaeth yn y dyfodol. Byddwn yn ystyried y wybodaeth werthfawr hon ac yn edrych ar sut gallwn barhau i ddatblygu’r gwasanaeth.

Dyma’r rhan dechnegol

Mae’r gwasanaeth ar-lein yn edrych yn wahanol iawn i’r ffurflen D8, fel ‘ffurflen smart’ mae’n cynnwys: Nodiadau Canllaw. Mae’r gwasanaeth yn teilwra cwestiynau sy’n seiliedig ar amgylchiadau’r unigolyn ac yn addasu’r cwestiynau sy’n cael eu gofyn yn seiliedig ar eu hatebion.

Er enghraifft, os bydd rhywun yn dewis ymddygiad fel ffaith, bydd y cwestiynau a’r canllawiau yn ymwneud â hynny yn unig. Hefyd, mae’r gwasanaeth wedi cynnwys system ddilysu i leihau’r rhesymau posibl dros wrthod cais. Mae hyn yn cynnwys pethau megis profi bod pobl wedi bod yn briod am 12 mis neu ddim ond eu caniatáu nhw i ddewis i fyw ar wahân am bum mlynedd os ydynt wedi bod yn briod am ddigon hir.

Mae’r prosiect yn gweithio mewn ffordd hyblyg ac yn adeiladu’r system ychydig ar y tro. Nid yw'r prototeip cychwynnol yn golygu mai dyma yw'r cynnyrch terfynol. Rydym wedi penderfynu lansio cynllun peilot o fersiwn cynnar o’r gwasanaeth ysgaru hwn oherwydd rydym eisiau darparu pobl gyda gwasanaeth symlach mor gyflym â phosibl, yn hytrach nag aros nes bod y gwasanaeth ar-lein cyflawn yn barod.

Adborth ar y peilot

Hyd yn hyn, mae’r adborth gan geiswyr wedi bod yn gadarnhaol iawn. Dywedodd rhywun a ddefnyddiodd y gwasanaeth i lenwi ei ddeiseb:

Mae’n braf gweld system sy’n gweithio ac yn hawdd i’w dilyn.

Dywedodd un arall

Roedd yn wych, yn ddidrafferth ac yn llai o straen na'r ffurflen bapur (ceisiodd ddefnyddio'r ffurflen bapur yn flaenorol ond rhoddodd gorau iddi gan ei bod yn rhy anodd)

Mae defnyddio dull o weithredu’r peilot gam wrth gam wedi galluogi’r prosiect i gasglu adborth gwerthfawr ar y gwasanaeth gan staff a defnyddwyr GLlTEM. Wedyn, rydym wedi defnyddio hyn i asesu sut mae’r gwasanaeth yn perfformio i sicrhau ei fod yn gweithio cyn inni ychwanegu rhagor o nodweddion, megis y gallu i dalu ar-lein.
Byddwn yn ehangu’r prototeip ac yn parhau i’w brofi gyda cheiswyr dros y misoedd nesaf. Mae’r peilot cyfredol yn gweithredu drwy wahodd ceiswyr sy’n dymuno cael ysgariad i lenwi eu deiseb ar-lein gyda chymorth gan aelod o dîm y prosiect. Yn dilyn y canlyniadau a’r adborth a gawsom ar y peilot cychwynnol, bydd y cam nesaf yn cael ei ymestyn fel gall defnyddwyr dewisedig lenwi eu cais o adref. Hefyd, bydd adolygiadau asesu Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth yn cael eu cynnal cyn i’r gwasanaeth gael ei gyflwyno i’r cyhoedd ar GOV.UK.

Cysylltwch â ni

Defnyddiwch yr adran sylwadau sydd ar waelod y dudalen i adael eich cwestiynau neu sylwadau ar fy mlog. Fel arall, gallwch gysylltu â’r Prosiect Ysgaru yn uniongyrchol drwy e-bost.