https://insidehmcts.blog.gov.uk/2019/10/10/applying-principles-of-performance-management-to-the-justice-system/

Applying principles of performance management to the justice system


[English] - [Cymraeg]

At HMCTS, we’ve historically measured ourselves on the time it takes to “dispose of” a case – in other words, how long do people have to wait from the time a case is lodged with us, to getting a decision or outcome. We’ve also carefully counted the number of “sitting days” that our budget is supposed to cover for each jurisdiction, or case type – this is the number of judge days that taxpayers are paying for, and it’s obviously very closely related to the time taken. If you have more days a judge can sit, then you can dispose of more cases in the time available.

people sitting in a courtroom

But how important is this measure (time taken) to our users? And what about how well we’re performing against our organisation’s objectives? HMCTS is a joint venture between the judiciary and the government. Our mission is to provide access to justice through the effective administration of courts and tribunals. Ensuring our administration is just, accessible and proportionate means that judges can take high quality decisions on their cases.  So what should we be measuring to assess our performance against these objectives?

Timeliness is one aspect of this, but by no means the only one. Access to justice is a complex thing to measure, and picking out the parts that courts and tribunals can affect is tricky too. But Dr Natalie Byrom from the Legal Education Foundation has published a number of reports on this (latest one here), and is getting closer to an answer. She was kind enough to come and spend a few months with me and my team last year, helping us to work out what we could do. And I’ve brought a number of lessons from the private sector here as well.

We’ve agreed that we should measure the EFFORT it takes for a person to use the courts and tribunals service – part of working out how hard it is to access justice. This is a lesson we’ve reapplied from Amazon: the online retailer is continuously looking for ways to minimize the effort it takes to buy something from its site. Some of the things we can measure to understand how hard it is to access justice are: how long it takes to fill out an application form, how many people need support to complete forms, how many times they need to contact us, how often someone has to attend a court or tribunal building, how long someone has to wait before their call is answered, and so on.

Another aspect that we want to measure is how reliable peoples’ EXPERIENCE with HMCTS is. It’s terribly important for people to have trust in the rule of law, and when we make mistakes, as every organisation sometimes does, it can have devastating effects on peoples’ lives. So we need to understand in detail the kind of mistakes we make, how serious those mistakes are, and how good we are at fixing the things we got wrong. This is a lesson we’ve brought in from the airline industry, and from the NHS. We’ve identified “never events”, such as detaining a person unlawfully, wrongly disqualifying someone from driving, or disclosing a vulnerable person’s address. And we’ve become a lot better at recording the complaints that people make about us, and sharing that information widely so that more colleagues are aware and able to innovate to improve.  We know that adjourning hearings (moving the date of a hearing back) can be really disruptive for people, and so we want to measure how often we do that because of an avoidable administrative problem, rather than for a good reason.

And of course, we want to know what people think of their experience with us, what we call their PERCEPTION of HMCTS. We’ve started adding the option to answer some survey questions at the end of a telephone call, and we’re experimenting with feedback mechanisms in our buildings. You may have noticed that many companies do this after a call centre interaction and use that information to improve their processes and systems. So far, we have learned that people find our staff helpful and empathetic, but can find our processes bewildering and overly complex. This is informing our content strategy, and helping us to make things easier to understand for colleagues and for our users.

So as well as measuring sitting days and timeliness, we’re increasingly looking at measures of EFFORT, EXPERIENCE and PERCEPTION. We also plan to start capturing people’s characteristics (their gender, ethnicity, whether they have a disability, and so on), so we can see if there are any groups who are being treated differently, and take steps to address signs of unequal treatment. All of this is driving our improvement efforts, and helping us to make the administration of justice just, proportionate and accessible.


[English] - [Cymraeg]

Gweithredu Egwyddorion Rheoli Perfformiad o fewn y System Gyfiawnder

Yn GLlTEM yn hanesyddol rydym wedi mesur ein hunain ar yr amser y mae’n ei gymryd i orffen ymdrin ag achos – mewn geiriau eraill , pa mor hir y mae’n rhaid I bobl aros o’r adeg y maent yn cyflwyno’u achos I gael penderfyniad neu ganlyniad.  Rydym hefyd wedi cyfri’r nifer o “ddyddiau eistedd” y mae ein cyllideb yn fod i’w darparu ar gyfer pob awdurdodaeth neu fath o achos- dyma’r nifer o ddyddiau y mae barnwr yn bresennol y mae trethdalwyr yn talu amdanynt, ac yn amlwg mae’n perthyn yn agos i’r amser sydd wedi ei gymryd. Os oes gennych ragor o ddyddiau lle y gall barnwr eistedd, yna gallwch ymdrin â mwy o achosion yn yr amser sydd ar gael.

Ond pa mor bwysig yw’r mesur hwn (yr amser a gymerwyd) i’n defnyddwyr? A beth am pa mor dda yr ydym perfformio yn erbyn amcanion ein sefydliad? Mae GLlTEM yn sefydliad ar y cyd rhwng y farnwriaeth a’r llywodraeth. Ein bwriad yw darparu mynediad at gyfiawnder drwy weinyddu’r llysoedd a’r tribiwnlysoedd yn effeithiol.  Mae sicrhau bod ein gweinyddiaeth yn gyfiawn, yn hygyrch a chymesur yn golygu bod barnwyr yn gallu cymryd penderfyniadau o ansawdd ar eu hachosion.  Felly beth ddylid ei fesur i asesu ein perfformiad yn erbyn yr amcanion hyn?

Mae amseroldeb yn ffactor, ond nid yr unig ffactor. Mae mynediad at gyfiawnder yn beth cymhleth i’w fesur ac mae dewis y rhannau y gall llysoedd a thribiwnlysoedd effeithio arnynt yn sialens.  Mae Dr Natalie Byrom o’r ‘Legal Education Foundation’ wedi cyhoeddi nifer o adroddiadau ar hyn (mae’r un diweddaraf yma), ac mae’n dod yn nes at ateb. Roedd hi’n ddigon caredig i dreulio  cwpl o fisoedd gyda mi a fy nhîm llynedd, yn ein helpu i benderfynu beth y gallwn ei wneud.  Ac rwyf wedi dysgu llawer gan y sector breifat yma hefyd.

Rydym wedi cytuno y dylem fesur yr YMDRECH mae’n ei gymryd I berson ddefnyddio’r gwasanaeth llysoedd a thribiwnlysoedd- rhan o weithio allan pa mor galed yw cael mynediad at gyfiawnder.   Mae hon yn wers yr ydym wedi ei chymryd gan Amazon: mae’r cwmni man-werthu ar-lein yn chwilio am ffyrdd cyson i leihau’r ymdrech mae’n ei gymryd i brynu rhywbeth ar y safle hwn.  Rhai o’r pethau y gallwn eu mesur i ddeall pa mor anodd yw cael mynediad at gyfiawnder yw: yr amser y mae’n ei gymryd i lenwi ffurflen gais, nifer bobl sydd angen cefnogaeth i lenwi ffurflen gais, sawl gwaith y maent angen cysylltu â ni, sawl gwaith y mae’n rhaid i rywun fynychu adeilad llys neu dribiwnlys, yr amser y mae’n rhaid i unigolyn ddisgwyl i’w alwad ffôn gael ei ateb ac yn y blaen.

Agwedd arall yr ydym eisiau ei mesur yw pa mor ddibynadwy yw PROFIAD pobl o GllTEM. Mae’n hanfodol bwysig i bobl allu ymddiried yn nhrefn y gyfraith, a phan yr ydym yn gwneud camgymeriadau, fel unrhyw sefydliad, gall hynny gael effaith ofnadwy ar fywydau pobl. Felly rydym angen deall y math o gamgymeriadau yr ydym yn eu gwneud mewn manylder, pa mor ddifrifol yw’r camgymeriadau hynny a pha mor dda yr ydym am gywiro ein camgymeriadau. Mae hon yn wers yr ydym wedi ei dysgu o edrych ar waith y diwydiant awyrennau a’r GIG. Rydym wedi nodi digwyddiadau na ddylai ddigwydd megis cadw rhywun yn groes i’w ewyllys yn anghyfreithlon, gwahardd rhywun rhag gyrru mewn amryfusedd, neu ddatgelu cyfeiriad rhywun bregus. Rydym wedi gwella yn arw gyda chofnodi’r cwynion y mae pobl wedi ei gwneud amdanom a rhannu’r wybodaeth gyda llawer i wneud mwy o gydweithwyr yn ymwybodol a’u galluogi i arloesi a gwella. Rydym yn gwybod bod gohirio gwrandawiadau (symud dyddiad y gwrandawiad yn ôl) yn gallu peri anghyfleustra i bobl ac felly rydym eisiau mesur pa mor aml yr ydym yn gwneud hynny o ganlyniad i broblem weinyddol y gellir ei hosgoi, yn hytrach nag am reswm da.

Ac wrth gwrs, rydym eisiau gwybod barn pobl am eu profiad gyda ni, yr hyn yr ydym yn ei alw’n GANFYDDIAD o GLlTEM. Rydym wedi cychwyn ychwanegu’r opsiwn o ateb ychydig gwestiynau arolwg ar ddiwedd yr alwad ffôn ac rydym yn arbrofi gyda dulliau o adael adborth yn ein hadeiladau. Efallai eich bod wedi sylwi bod llawer o gwmnïau yn gwneud hyn ar ôl galwad i ganolfan alwadau a defnyddio’r wybodaeth wedyn i wella eu prosesau a’u systemau. Hyd yn hyn, rydym wedi dysgu bod ein staff yn gymwynasgar a’u bod yn dangos empathi ond y gall ein prosesau fod yn ddryslyd a gor-gymhleth. Mae hyn yn ein helpu i lunio ein strategaeth ar gynnwys ac yn ein helpu i wneud pethau’n haws i ‘w deall i gydweithwyr a defnyddwyr.

Felly yn ogystal â mesur dyddiau eistedd a phrydlondeb, rydym yn edrych fwyfwy ar fesur YMDRECH, PROFIAD a CHANFYDDIAD. Rydym hefyd yn cynllunio cychwyn cofnodi nodweddion unigolion (rhyw, ethnigrwydd, anabledd ac ati), i weld a oes yna grwpiau sy’n cael eu trin yn wahanol, a chymryd camau i ddelio ag arwyddion o driniaeth anghyfartal. Mae hyn i gyd yn llywio ein hymdrechion i wella ac yn ein helpu i weinyddu cyfiawnder yn gyfiawn, yn gymesur ac yn hygyrch.

Sharing and comments

Share this page

Leave a comment

We only ask for your email address so we know you're a real person

By submitting a comment you understand it may be published on this public website. Please read our privacy notice to see how the GOV.UK blogging platform handles your information.