Skip to main content

https://insidehmcts.blog.gov.uk/2020/07/27/a-better-service-for-immigration-and-asylum-tribunal-users/

A better service for Immigration and Asylum Tribunal users

Posted by: , Posted on: - Categories: Court and tribunal reform, Digital services, Tribunals

In 2018 we began transforming the First-tier Immigration and Asylum Tribunal and making improvements as part of our reform of Courts and Tribunals. The changes we made took on board feedback from legal professionals, support organisations, the Home Office, and judges, who told us that the old process was inefficient and complex.

Photograph of passports and visa documents

Back then, submitting an Immigration and Asylum appeal involved completing a lengthy paper-based form which required appellants to fill out about 125 fields. The new process makes our case management more efficient, with a faster, easy to use online application process.

Our appellants can be amongst the most vulnerable people, including asylum seekers, often separated from their families and who may have escaped dangerous situations. They may not speak English or don’t understand the tribunal process. We support them through the process, helping them with areas such as making sure that they are addressed in a way that respects their dignity or making it possible for them to submit an appeal themselves.

The improvements we’ve made also require an appellant to explain why they believe the Home Office has reached the wrong decision in relation to their case, and allows time for it to be re-considered, taking on board their arguments. With the Home Office better able to understand the appellant’s case, a number of decisions under appeal are being withdrawn by the Home Office altogether, thereby reducing the proportion of appeals actually coming before a judge.

During research and testing of our new service, feedback from users included issues such as adjournments happening because a case wasn’t ready for a hearing, or that essential documents were often delayed. The service didn’t always allow the appellant enough time for the gathering of relevant evidence or the preparation of the appeal, and this could place unfair pressure on them.

We’ve addressed these issues and created a system which cuts out the time it takes for an appeal to reach a hearing. It reduces the need for parties to have to contact us to ask for the status of their case and it allows us to focus on managing the appeal. Some procedural tasks previously dealt with by a judge are now dealt with by highly skilled tribunal caseworkers. Appeals are not listed until each party has had the opportunity to fully prepare and the issues narrowed to the greatest possible extent.

During COVID-19, the Immigration & Asylum Tribunal, like many of our services, ramped up its digital application process and moved quickly to make sure it worked to the maximum. It highlights why it is so important that we modernise the justice system through reform. It is not only to create a more accessible system for our users, but it also provides flexibility and resilience to respond to unprecedented circumstances.

As we work through the recovery phase of COVID-19, I want to make further improvements to the digital service for immigration and asylum appeals, which all legal professionals are expected to use in the majority of appeals. We will link up our payment and fees system and will work closely with our partners in the Home Office, Ministry of Justice, legal profession and Judiciary to make the system as integrated and efficient as possible.

I’m proud of the position we’ve reached with immigration and asylum appeals. We were one of the first services in HMCTS to be reformed and create an end to end digital service, ensuring more appeals can be resolved without the need for a hearing. Seeing our services in action during COVID-19 has increased my resolve that our reform is critical in strengthening our justice system. We’ll continue to make improvements and listen to views to maintain the best possible service for all users.

Visit GOV.UK, if you would like to view more about the work of the Immigration and Asylum Tribunal.


[English] - [Cymraeg]

Gwell gwasanaeth i ddefnyddwyr y Tribiwnlys Mewnfudo a Lloches

Ym 2018 dechreusom drawsnewid y Tribiwnlys Mewnfudo a Lloches Haen Gyntaf a gwneud gwelliannau fel rhan o'n rhaglen i ddiwygio’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd. Wrth wneud y newidiadau mi wnaethom ystyried yr adborth a gafwyd gan weithwyr proffesiynol cyfreithiol, sefydliadau cymorth, y Swyddfa Gartref, a barnwyr, a ddywedodd wrthym fod yr hen broses yn aneffeithlon ac yn gymhleth.

Bryd hynny, roedd cyflwyno apêl Mewnfudo a Lloches yn cynnwys llenwi ffurflen bapur hirfaith a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i apelwyr lenwi tua 125 o flychau. Mae'r broses newydd yn gwneud y gwaith o reoli achosion yn fwy effeithlon, gyda phroses ymgeisio ar-lein gyflymach a haws ei defnyddio.

Gall ein hapelwyr fod ymhlith y bobl fwyaf bregus, gan gynnwys y bobl hynny sydd eisiau lloches, sydd yn aml wedi'u gwahanu oddi wrth eu teuluoedd ac sydd efallai wedi dianc rhag sefyllfaoedd peryglus. Efallai na fyddan nhw'n siarad Saesneg neu ddim yn deall proses y tribiwnlys. Rydym yn eu cefnogi drwy'r broses, gan eu helpu gyda materion fel sicrhau eu bod yn cael sylw mewn ffordd sy'n parchu eu hurddas neu'n ei gwneud yn bosibl iddynt gyflwyno apêl eu hunain.

Mae'r gwelliannau a wnaed gennym hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i apelydd esbonio pam ei fod yn credu bod y Swyddfa Gartref wedi gwneud y penderfyniad anghywir mewn perthynas â'i achos, ac yn rhoi amser iddo gael ei ailystyried, gan ystyried ei ddadleuon. Er mwyn i’r Swyddfa Gartref allu deall achos yr apelydd yn well, mae nifer o benderfyniadau dan apêl yn cael eu tynnu'n ôl gan y Swyddfa Gartref yn gyfan gwbl, gan leihau cyfran yr apeliadau sy'n dod gerbron barnwr.

Yn ystod cyfnod ymchwil a phrofi ein gwasanaeth newydd, roedd yr adborth a gafwyd gan ddefnyddwyr yn cynnwys materion fel gohiriadau yn digwydd gan nad oedd achos yn barod ar gyfer gwrandawiad, neu fod dogfennau hanfodol yn aml ddim yn cael eu cyflwyno ar amser. Nid oedd y gwasanaeth bob amser yn caniatáu digon o amser i'r apelydd gasglu tystiolaeth berthnasol na pharatoi'r apêl, a gallai hyn roi pwysau annheg arnynt.

Rydym wedi mynd i'r afael â'r materion hyn ac wedi creu system sy'n lleihau’r amser y mae'n ei gymryd i apêl fynd i wrandawiad. Mae'n lleihau'r angen i bartïon orfod cysylltu â ni i ofyn am statws eu hachos ac mae'n caniatáu i ni ganolbwyntio ar reoli'r apêl. Mae rhai o'r tasgau gweithdrefnol y bu barnwr yn ymdrin â hwy yn awr yn cael eu trin gan weithwyr achos hynod fedrus yn y tribiwnlys. Ni chaiff apeliadau eu rhestru nes bod pob parti wedi cael cyfle i baratoi'n llawn a bod y materion wedi'u cyfyngu i'r graddau mwyaf posibl.

Yn ystod COVID-19, fe wnaeth y Tribiwnlys Mewnfudo a Lloches, fel llawer o'n gwasanaethau, gyflymu’r broses o wneud cais digidol a symud ymlaen yn gyflym i sicrhau ei fod yn gweithio hyd yr eithaf. Mae'n amlygu pam ei bod mor bwysig ein bod yn moderneiddio'r system gyfiawnder drwy ddiwygio. Nid dim ond creu system fwy hygyrch ar gyfer ein defnyddwyr yw hyn, ond mae hefyd yn darparu hyblygrwydd a chadernid i ymateb i amgylchiadau na welwyd eu tebyg o'r blaen.

Wrth i ni weithio drwy gyfnod adfer COVID-19, rwyf eisiau gwneud gwelliannau pellach i'r gwasanaeth digidol ar gyfer apeliadau Mewnfudo a Lloches. Disgwylir i bob gweithiwr proffesiynol cyfreithiol ei ddefnyddio yn y mwyafrif o apeliadau. Byddwn yn cysylltu ein system taliadau a ffioedd ac yn gweithio'n agos gyda'n partneriaid yn y Swyddfa Gartref, y Weinyddiaeth Gyfiawnder, y proffesiwn cyfreithiol a'r Farnwriaeth i sicrhau bod y system mor integredig ac effeithlon â phosibl.

Rwy'n falch o lle’r ydym wedi cyrraedd gydag apeliadau Mewnfudo a Lloches. Ni oedd un o'r gwasanaethau cyntaf yn GLlTEM i gael ei ddiwygio a chreu gwasanaeth digidol o'r dechrau i'r diwedd, gan sicrhau y gellir datrys mwy o apeliadau heb fod angen gwrandawiad. Mae gweld ein gwasanaethau ar waith yn ystod COVID-19 wedi dangos imi bod diwygio yn hanfodol i gryfhau ein system gyfiawnder. Byddwn yn parhau i wneud gwelliannau a gwrando ar safbwyntiau er mwyn cynnal y gwasanaeth gorau posibl i bob defnyddiwr.

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am waith y Tribiwnlys Mewnfudo a Lloches, ewch i dudalen GOV.UK work of the Immigration and Asylum Tribunal.

Sharing and comments

Share this page

Leave a comment

We only ask for your email address so we know you're a real person

By submitting a comment you understand it may be published on this public website. Please read our privacy notice to see how the GOV.UK blogging platform handles your information.