https://insidehmcts.blog.gov.uk/2018/05/17/reform-means-getting-the-basics-right-too/

Reform means getting the basics right too


[English] - [Cymraeg]

In my last blog post, I set out why digital change and modernisation of our courts and tribunals system was so important – and how creating better services for those that use them helped improve efficiency too.

In this blog, I want to focus on how, as we reform the wider system, we are also helping to deal with some of the particular day-to-day areas of concern raised with me by those who work within the system.

First, what are we doing to improve the physical state of our courts and tribunals buildings?

A few weeks ago, I blogged about how we are spending an additional £5m agreed by the Lord Chief Justice and Lord Chancellor last year to upgrade over 200 of our buildings. We have now completed these works and, while I know that carpets, paint and small fixes are modest improvements, I also know that they can make a difference – and that not having been able to do these things in the past has contributed to a dispiriting, uncared-for feeling in my courts.

So, I make no apology for doing this, and will seek opportunities to do more of this kind in the year to come – and I am happy to hear from you about the things you would like to see prioritised. This is alongside - not instead of – our core maintenance programme that is attending to bigger things like lifts and boilers (where we know progress is often frustratingly slow – though we did replace over 30 lifts and fixed 22 boilers/heating systems in 2017/18).

And at the other end of the spectrum, our recent investment of over £8m in Birmingham Civil Justice Centre and £5.5m in renovating what was Aylesbury Magistrates’ Court and is now Aylesbury Crown Court shows our commitment to transforming the court estate and the experience of those who work in and visit it.

HMCTS currently manages almost 350 court and tribunal buildings. Some are not well-used; many are not well-equipped for modern needs; and because of the history of HMCTS (which came together from individual magistrates’ court committees, and from HMCS and the initially-separate Tribunals Service) we have many places where we operate several buildings in close proximity; as well as various places where we have buildings that aren’t where you’d put them if you were planning the system from scratch.

In this context, it can’t be right to decide that all buildings that currently exist should on principle be part of our estate forever; we have to make the buildings we have part of the thinking we do about how to make sure the money we spend is going on the things that will make the most difference. That will sometimes mean hard decisions; and we are currently carefully considering the responses we have received to our recent consultation on the future of the estate, as well as individual consultations on the closure of eight courts.

I’m very grateful to everyone who has made the time to respond to the consultations and given their views. We do take the views expressed seriously, and make them part of our thinking; and in previous consultations we have proposed closures and other changes and reversed or altered our initial plans as a result of what has been said to us.

Second, how are we improving the way we respond to enquiries and requests for information?

In too many courts, telephones are not answered reliably, and public and professional court users find it hard to get through. This is partly because in a small court, staff are covering phones as well as doing other things; and partly because our old telephony system doesn’t support the kind of things you’d usually expect (like making it easy for staff to tell how many people are waiting in a queue, which lets you put more people onto the phones).

So, we are changing the way we work inside HMCTS to ensure we provide a better and more efficient service. We started with calls from many county courts moving to be answered more professionally in a dedicated centre; and last year, we did the same with calls to London magistrates’ courts. This means calls are now getting answered more quickly and more reliably, and that we can more easily keep track of how well we’re doing. Our centre in Romford is taking calls from Barkingside, Romford, Thames, Stratford, Westminster, City of London, Hendon and Highbury Magistrates Courts and this represents around 50% of the London Magistrates workload.

The same principle lies behind our plans to establish national Courts and Tribunals Service Centres. The first two will start their work next year, and will provide a national online and telephone service to help court users, both public and professional, as well as doing the administrative work that takes cases forward in a consistent and professional way. Having larger centres will mean we can work more efficiently, and respond better when volumes of work fluctuate, avoiding backlogs, delays and errors.

And as I’ve written before, we have also begun work on a project to improve scheduling and listing – working very closely with the judiciary, since listing is, and will remain, a judicial function. We know that listing is a source of frustration; and we know we can do better to try to avoid short-notice changes, take better account of availability and constraints, and keep people better informed. I know this is a big issue for those in the legal profession and I would be grateful for examples people want to send us to demonstrate how the system needs to work better – or please join our next legal professional roadshow on 24 May in person or online and feed into that.

How are we tackling delays and backlogs in the court and tribunal system?

There is often criticism that our courts are suffering from worsening delays and backlogs. There are, of course, many problems that exist and many things are not as good as we would like them to be. But we have worked hard to bring cases to court in good time, and reduce backlogs, and – as a result of the hard work of HMCTS staff and all those who work in the system – the number of outstanding cases in the Crown Court, for example, is at the lowest level since 2004, and the time taken from first listing in the Magistrates’ Court to completion at the Crown Court has been decreasing since the peak of 196 days in 2015 to 175 days in 2017 [Table C1 and T4 from Criminal Court Statistics Quarterly]. The number of Single Justice Procedure cases dealt with by magistrates’ courts has more than doubled from 327,704 in 2016 to 680,028 in 2017. These cases take on average 8 weeks from first listing to completion, which is much shorter than the average of 18 weeks.

We have to do more in other jurisdictions – with increasing numbers of cases putting pressure on the family courts in particular, and meaning that cases take longer to come to court than they should – and as a result we have prioritised ‘sitting days’ for family law, to ensure that they are never the constraint on whether a case can be heard, if there is a judge available.

We rarely discuss the work we do to prioritise and plan (and when we do, some respond as if it were illegitimate to prioritise at all). But my own view is that we should be more open about it, and recognise that in any system that has less than infinite resources, there will be choices to make and they should be made thoughtfully and transparently.
There’s far more to do, of course, both in our long-term transformation, and in fixing today’s problems now. But we have made a good early start. And, as well as listening to anyone who wants to tell me where we should put our efforts next, I will continue to talk about and celebrate the good things we are doing and the progress we are making. Apart from anything else, the dedication, effort and skill of all those in HMCTS and beyond who are working so hard to make this happen deserves it.


[English] - [Cymraeg]

Mae diwygio yn golygu cael y pethau sylfaenol yn iawn hefyd

Yn fy mlog diwethaf, soniais pam fod newid digidol a moderneiddio ein system llysoedd a thribiwnlysoedd mor bwysig – a sut y mae creu gwell gwasanaethau i'r rhai sy'n eu defnyddio yn helpu i wella effeithlonrwydd hefyd.

Yn y blog hwn, rwyf am ganolbwyntio ar sut yr ydym, wrth inni ddiwygio'r system ehangach, yn helpu i ymdrin â rhai o'r pryderon penodol y mae’r rhai sy’n gweithio yn y system yn eu codi gyda mi o ddydd i ddydd.

Yn gyntaf, beth yr ydym yn ei wneud i wella cyflwr adeiladau ein llysoedd a'n tribiwnlysoedd?

Ychydig wythnosau'n ôl, ysgrifennais flog ynghylch sut yr ydym yn gwario £5m yn ychwanegol a gytunwyd gan yr Arglwydd Brif Ustus a'r Arglwydd Ganghellor y llynedd i adnewyddu dros 200 o'n hadeiladau. Rydym bellach wedi cwblhau'r gwaith hwn ac, er fy mod yn gwybod mai gwelliannau bychain yw carpedi, paent a mân ddatrysiadau, gwn hefyd eu bod yn gallu gwneud gwahaniaeth – a bod y ffaith nad oedd modd gwneud y pethau hyn yn y gorffennol wedi arwain at i bobl deimlo’n ddigalon ynghylch cyflwr y llysoedd.

Felly, nid wyf yn ymddiheuro am wneud hyn, a byddaf yn chwilio am gyfleoedd i wneud mwy o hyn yn y flwyddyn i ddod – ac rwy'n hapus i glywed gennych am y pethau yr hoffech eu gweld yn cael blaenoriaeth. Mae hyn yn mynd law yn llaw – nid yn lle – ein prif raglen cynnal a chadw sy'n rhoi sylw i bethau mwy fel lifftiau a boeleri (lle gwyddom fod datblygiadau yn araf iawn yn aml – er i ni adnewyddu dros 30 o lifftiau a gosod 22 o foeleri/systemau gwresogi newydd yn 2017/18).

Ac ochr arall y sbectrwm, mae ein buddsoddiad diweddar o dros £8 miliwn yng Nghanolfan Cyfiawnder Sifil Birmingham a £ 5.5m i adnewyddu'r hyn a oedd yn arfer bod yn Llys Ynadon Aylesbury ac sydd bellach yn Llys y Goron Aylesbury yn dangos ein hymrwymiad i drawsnewid ystad y llysoedd a phrofiad y rhai hynny sy'n gweithio yno ac sy’n ymweld ag o.

Ar hyn o bryd, mae GLlTEM yn rheoli bron i 350 o adeiladau llys a thribiwnlys. Nid yw rhai ohonynt yn cael eu defnyddio'n dda; nid yw llawer ohonynt yn cynnwys yr adnoddau ar gyfer anghenion modern; ac oherwydd hanes GLlTEM (a ddaeth ynghyd o bwyllgorau llysoedd ynadon unigol, ac o GLlEM a'r Gwasanaeth Tribiwnlysoedd a oedd yn arfer bod ar wahân) mae gennym lawer o lefydd lle’r ydym yn gweithredu sawl adeilad cyfagos; yn ogystal â gwahanol fannau lle mae gennym adeiladau nad ydynt yn lle y byddech yn eu rhoi pe baech yn cynllunio'r system o'r newydd.

Yn y cyd-destun hwn, ni all fod yn iawn i benderfynu os dylai pob adeilad sy'n bodoli ar hyn o bryd fod yn rhan o'n hystad am byth; rhaid i ni wneud yn siŵr bod yr adeiladau sydd gennym yn rhan o’r ffordd o feddwl ynglŷn â sut i sicrhau bod yr arian a wariwn yn cael ei wario ar y pethau a fydd yn gwneud y gwahaniaeth mwyaf. Bydd hynny weithiau'n golygu gwneud penderfyniadau anodd; ac ar hyn o bryd, rydym yn ystyried yn ofalus yr ymatebion a gawsom i'n hymgynghoriad diweddar ar ddyfodol yr ystad, yn ogystal ag ymgynghoriadau unigol ar gau wyth llys.

Rwy'n ddiolchgar iawn i bawb sydd wedi rhoi o'u hamser i ymateb i'r ymgynghoriadau ac i roi eu barn. Rydym yn cymryd y safbwyntiau a fynegir o ddifrif, ac yn eu gwneud yn rhan o'n meddylfryd; ac mewn ymgynghoriadau blaenorol, rydym wedi cynnig cau adeiladau a gwneud newidiadau eraill a gwrthdroi neu newid ein cynlluniau cychwynnol o ganlyniad i'r hyn a ddywedwyd wrthym.

Yn ail, sut ydym yn gwella'r ffordd yr ydym yn ymateb i ymholiadau a cheisiadau am wybodaeth?

Mewn gormod o lysoedd, nid yw ffonau yn cael eu hateb yn ddibynadwy, ac mae defnyddwyr llysoedd cyhoeddus a phroffesiynol yn ei chael yn anodd cael ateb. Mae hyn yn rhannol oherwydd bod staff mewn llys bach yn delio â’r ffonau yn ogystal â gwneud pethau eraill; ac yn rhannol am nad yw ein hen system teleffoni yn cefnogi'r math o bethau y byddech yn eu disgwyl (fel ei gwneud yn hawdd i staff ddweud faint o bobl sy'n aros mewn ciw, sy'n galluogi mwy o bobl ateb y ffôn).

Felly, rydym yn newid y ffordd yr ydym yn gweithio yn GLlTEM i sicrhau ein bod yn darparu gwasanaeth gwell a mwy effeithlon. Dechreuasom gyda galwadau o nifer o lysoedd sirol a’u symud i gael eu hateb yn fwy proffesiynol mewn canolfan bwrpasol; a'r llynedd, gwnaethom yr un peth gyda galwadau i lysoedd ynadon Llundain. Mae hyn yn golygu bod galwadau bellach yn cael eu hateb yn gyflymach ac mewn modd mwy dibynadwy, ac mae’n haws i ni gadw golwg ar ba mor dda rydym yn gwneud. Mae ein canolfan yn Romford yn derbyn galwadau gan Barkingside, Romford, Tafwys, Stratford, San Steffan, Dinas Llundain, Hendon a Llys Ynadon Highbury, ac mae hyn yn cynrychioli tua 50% o lwyth gwaith Ynadon Llundain.

Yr un egwyddor sydd wrth wraidd ein cynlluniau i sefydlu Canolfannau Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd cenedlaethol. Bydd y ddwy ganolfan gyntaf yn dechrau ar eu gwaith y flwyddyn nesaf, a byddant yn darparu gwasanaeth ar-lein a ffôn yn genedlaethol i helpu defnyddwyr llysoedd, yn gyhoeddus ac yn broffesiynol, yn ogystal â gwneud y gwaith gweinyddol sy'n mynd ag achosion ymlaen mewn ffordd gyson a phroffesiynol. Bydd cael canolfannau mwy yn golygu y gallwn weithio'n fwy effeithlon, ac ymateb yn well pan fydd y llwyth gwaith yn amrywio, gan osgoi ôl-groniadau, oedi a chamgymeriadau.

Ac fel rwyf wedi sôn o'r blaen, rydym hefyd wedi dechrau gweithio ar brosiect i wella amserlennu a rhestru - gan weithio'n agos iawn gyda'r farnwriaeth, gan fod rhestru yn swyddogaeth farnwrol, a bydd yn parhau i fod yn swyddogaeth farnwrol. Rydym yn gwybod bod rhestru yn rhwystredig; a gwyddom y gallwn geisio osgoi newidiadau byr rybudd, rhoi mwy o ystyriaeth i bryd mae pobl ar gael a chyfyngiadau, a sicrhau bod pobl yn cael gwell gwybodaeth. Rwy’n gwybod fod hwn yn fater o bwys i'r rhai sy’n gweithio yn y proffesiwn cyfreithiol a byddwn yn ddiolchgar am enghreifftiau y mae pobl eisiau eu hanfon atom i ddangos sut y mae angen i'r system weithio'n well – neu ymunwch â'n sioe deithiol broffesiynol gyfreithiol nesaf ar 24 Mai yn bersonol neu ar-lein a gwnewch hynny drwy.

Sut yr ydym yn mynd i’r afael ag oedi ac ôl-groniadau yn y system llysoedd a thribiwnlysoedd?

Ceir beirniadaeth yn aml fod ein llysoedd yn dioddef yn sgil gwaeth oedi ac ôl-groniadau. Mae llawer o broblemau'n bodoli, wrth gwrs, ac nid yw llawer o bethau cystal ag yr hoffem iddynt fod. Ond rydym wedi gweithio'n galed i ddod ag achosion i'r llys mewn da bryd, a lleihau'r ôl-groniad, ac – o ganlyniad i waith caled staff GLlTEM a phawb sy'n gweithio yn y system – mae nifer yr achosion sy'n weddill yn Llys y Goron, er enghraifft, ar y lefel isaf ers 2004, ac mae'r amser a gymerwyd o’r adeg a restrir am y tro cyntaf yn Llys Ynadon i'w gwblhau yn Llys y Goron wedi bod yn gostwng ers yr uchafbwynt o 196 diwrnod yn 2015 i 175 diwrnod yn y 2017. [Tabl C1 a T4 o Ystadegau Chwarterol y Llys Troseddol] Mae nifer yr achosion Gweithdrefn Un Ynad y mae llysoedd ynadon yn ymdrin â hwy wedi mwy na dyblu o 327,704 yn 2016 i 680,028 yn 2017. Mae'r achosion hyn yn cymryd 8 wythnos ar gyfartaledd o adeg eu rhestru yn gyntaf i’w cwblhau, sy'n llawer byrrach na'r cyfartaledd o 18 wythnos.

Mae'n rhaid i ni wneud mwy mewn awdurdodaethau eraill - gyda nifer cynyddol o achosion yn rhoi pwysau ar y llysoedd teulu yn arbennig, sy’n golygu bod achosion yn cymryd mwy o amser i ddod i'r llys nag y dylent – ac o ganlyniad rydym wedi blaenoriaethu ' dyddiau eistedd ' ar gyfer cyfraith teulu, er mwyn sicrhau nad ydynt byth yn cyfyngu ar p’un a ellir clywed achos ai peidio, os oes barnwr ar gael.

Anaml y byddwn yn trafod y gwaith a wnawn i flaenoriaethu a chynllunio (a phan fyddwn yn gwneud hynny, bydd rhai yn ymateb fel pe bai'n anghyfreithlon i flaenoriaethu o gwbl). Ond yn fy marn i, dylem fod yn fwy agored am hyn, a chydnabod y bydd dewisiadau i'w gwneud mewn unrhyw system lle nad oes digon o adnoddau, ac y dylid gwneud hyn yn feddylgar ac yn dryloyw.

Mae llawer mwy i'w wneud, wrth gwrs, yn ystod ein trawsnewidiad yn y tymor hir, ac wrth ddatrys problemau heddiw yn awr. Ond rydym wedi dechrau’n dda. Ac, yn ogystal â gwrando ar unrhyw un sydd am ddweud wrthyf beth ddylem wneud nesaf, byddaf yn parhau i siarad a dathlu y pethau da yr ydym yn eu gwneud a'r cynnydd rydym yn ei wneud. Ar wahân i unrhyw beth arall, mae ymroddiad, ymdrech a medrusrwydd pawb yn GLlTEM a thu hwnt sydd yn gweithio mor galed i wneud i hyn ddigwydd yn haeddu hynny.