https://insidehmcts.blog.gov.uk/2019/07/17/keeping-and-enhancing-the-best-of-the-system/

Keeping and enhancing the best of the system - an interview with Paul Harris


[English] - [Cymraeg]

An interview with Paul Harris, Director, Courts and Tribunals Operations, HMCTS

What is the most common misconception about how the reform programme is transforming the courts and tribunals system?

People are worried that we’re closing all our courts and that justice won’t be as accessible as it is now. But the truth is quite the opposite. We’re certainly not closing every court or tribunal building around the country. Those we have already closed were being under-used and were a significant drain on funding. We’ll always provide physical buildings to hear cases that can’t be dealt with in other ways and that people will be able to travel to within reasonably expected time frames.

More importantly, a key focus of the reform programme is about making justice more accessible. We know that for too long we’ve been operating a system that has too much paper, is too complicated, overly bureaucratic and some of our archaic processes can really only be understood by people who work within it. It’s not sustainable to carry on like that. So, we’re working towards a better, more accessible service for everyone using or working within it. What we’re doing is enabling people to access the system via different, simpler channels – and that will ultimately make it easier and less complicated to use. Complexity should no longer put people off from pursuing justice.

What essential features of the court and tribunal system will be retained?

Our justice system is rightly renowned around the world and the principles that underpin it are enduringly important.

These key principles will remain. We’ll continue to have an independent judiciary, trial by jury where required, and open justice, where hearings and judgements can be both seen and heard.

Our reform programme is not there to undermine these principles, but to enable us to adapt our services to create different routes to justice and make sure that these principles continue to endure.

A lot of people think that reform is about reducing physical court hearings. Whilst in some areas this may be a consequence of reform, it’s really about trying to ensure that issues are settled in the most appropriate way for those that use the system.

For example, we’re carrying out small-scale testing of video hearings across two jurisdictions: civil and family in Manchester and Birmingham. Some of these test cases have already enabled domestic abuse victims to seek injunctions more easily and without the stress of travelling to or appearing in court in person.

Of course, there will still be opportunity to come to court for cases that are better suited to being dealt with in a physical space. So we aren’t removing routes but are creating new and additional ways of accessing justice which support and enhance the current system.

What principles guide the work of the reform programme?

There are three enduring principles that guide us – the need to be just, accessible and proportionate. Every element of the programme operates to those three principles. Everything we do and each service we provide needs to be just and fair.

In terms of being accessible, we’re not only maintaining but improving access to justice through the modernisation programme. Our strategy is about creating courts and tribunals that are accessible to everyone, and which importantly provide access to people who are able to provide assistance, if required. When we’re designing new digital services, we take into consideration all users, including those who are unable or unwilling to engage online, to ensure that improvements equally apply to paper processes for those who choose to use them.

And what we do is proportionate – making sure the right cases are heard in the court room and cases which perhaps don’t need to be in a court room are dealt with in another way.

What are the benefits of the reform programme?

For court users, reform is all about making things simpler and more efficient. New systems are easier for people to use and understand, and give them the reassurance of being able to keep track of what is happening with their case. It’s also about reducing the administrative burden for users, so there’s not lots of difficult forms to complete but more straightforward, online forms which flag additional support where needed. And people attending courts and tribunals will find better quality buildings and facilities, clearer signposting and people there who can help you. All of which helps to make a day in court a bit less imposing and intimidating.

Providing more modern, effective services also benefits legal professionals, reducing the amount of time they spend advising on processes, enabling them to focus on providing legal advice. It also improves working processes with our delivery partners, like the Crown Prosecution Service or the police. Removing duplication of work between partners and the huge amount of work and time-wasting associated with it will be a huge positive.

When you imagine walking into a court or tribunal in 10 years’ time, what will it be like?

Ideally, I hope a typical building will have an open and fresh look about it, be signposted clearly and have appropriate facilities for consultations, for example, or for children who are attending. Perhaps it will have a digital check in - similar to many doctors’ surgeries, rather than expecting people to wait in a queue. I hope it will look modern – even the historic buildings that form part of our estate - and not imposing. It’s often a difficult enough day for people attending courts without the environment adding to that.

We’ve got excellent, dedicated people working in our courts and tribunals but we haven’t always given them the best tools to deliver the best service. They currently have an awful lot of work focussing on processing papers, many of which will in future be done in service centres, as our newly-opened centres in Stoke and Birmingham are already doing. So, I hope in ten years’ time to see more of our staff being able to focus on supporting people who come into the building, as well as the judges who work in them and generally making sure hearings run efficiently and effectively.

You can read the latest on the reform programme in the summer 2019 issue of our Reform Update.


[English] - [Cymraeg]

Datblygu a chadw elfennau gorau y system

Cyfweliad gyda Paul Harris, Cyfarwyddwr Gweithrediadau Llysoedd a Thribiwnlysoedd GLlTEM

Beth yw’r camsyniad mwyaf cyffredin o ran sut mae’r rhaglen ddiwygio yn trawsnewid y system llysoedd a thribiwnlysoedd?

Mae pobl yn bryderus ein bod yn cau ein holl lysoedd ac na fydd cyfiawnder mor hygyrch ac y mae ar hyn o bryd, ond ceir bod y gwirionedd i’r gwrthwyneb. Yn sicr, nid ydym yn cau pob adeilad llys neu dribiwnlys ar draws y wlad. Roedd y rhai hynny yr ydym wedi eu cau, yn barod yn cael eu tan ddefnyddio ac yn costio llawer o arian. Byddwn wastad yn darparu adeiladau i wrando achosion na ellir delio â nhw mewn ffyrdd eraill, ac y bydd pobl yn gallu teithio iddynt o fewn amser cymharol resymol.

Ffocws allweddol o’r rhaglen ddiwygio yw gwneud cyfiawnder yn fwy hygyrch. Rydym yn gwybod ers peth amser ein bod wedi bod yn gweithredu system sy’n defnyddio gormod o bapur, sy’n rhy gymhleth, yn rhy fiwrocrataidd a gall rhai o’n prosesau hynafol, dim ond cael eu deall gan yr unigolion sy’n gweithio o fewn y system. Nid yw’n gynaliadwy i barhau fel hyn. Felly, rydym yn gweithio tuag at ddatblygu gwasanaeth sy’n fwy hygyrch i bawb sy’n defnyddio neu’n g weithio o’i fewn. Yr hyn yr ydym yn ei wneud yw galluogi pobl i gael mynediad at y system drwy sianelau gwahanol a haws, a bydd hynny yn y pendraw yn ei wneud yn haws ac yn llai cymhleth i’w ddefnyddio. Ni ddylai cymhlethdod fod yn rheswm pam nad yw pobl eisiau mynd ar drywydd cyfiawnder.

Pa nodweddion hanfodol yn y system llys a thribiwnlysoedd fydd yn cael eu cadw?

Mae ein system gyfiawnder yn enwog ar draws y byd i gyd ac mae’r egwyddorion creiddiol yn hanfodol.

Bydd y prif egwyddorion hyn yn aros yr un peth. Byddwn yn parhau i fod â barnwriaeth annibynnol, treialon gan reithgor pan fo angen a chyfiawnder agored lle y gall gwrandawiadau a dyfarniadau gael eu gweld a’u clywed.

Nid nod ein rhaglen ddiwygio yw tanseilio yr egwyddorion hyn, ond i’n galluogi i addasu ein gwasanaethau i greu gwahanol lwybrau at gyfiawnder ac i wneud yn siŵr bod yr egwyddorion hyn yn parhau i fod.

Mae llawer yn meddwl bod diwygio yn golygu lleihau niferoedd gwrandawiadau traddodiadol mewn llysoedd. Er gall hyn fod yn wir mewn rhai ardaloedd o ganlyniad i ddiwygio, ganlyniad diwygio, mewn gwirionedd ei nod yw sicrhau bod achosion yn cael eu setlo yn y ffordd fwyaf priodol i’r rhai hynny sy’n defnyddio’r system.

Er enghraifft, rydym yn cynnal arbrofion ar raddfa fechan o wrandawiadau fideo ar draws ddwy awdurdodaeth: sifil a theulu ym Manceinion a Birmingham. Mae rhai o’r achosion prawf hyn yn barod wedi galluogi dioddefwyr camdriniaeth ddomestig i gael gwaharddebion yn haws heb y straen o deithio neu ymddangos gerbron llys.

Wrth gwrs, bydd cyfle o hyd i ddod i lys gydag achosion sy’n fwy addas ar gyfer ystafell llys draddodiadol. Felly nid ydym yn gwneud i ffwrdd â llwybrau i gyfiawnder ond yn creu ffyrdd newydd ac ychwanegol o gael mynediad at gyfiawnder sy’n cefnogi a gwella’r system bresennol.

Pa egwyddorion sy’n llywio gwaith y rhaglen ddiwygio?

Mae tair egwyddor sylfaenol sy’n ein llywio- yr angen i fod yn gyfiawn, yn hygyrch ac yn gymesur. Mae pob elfen o’r rhaglen yn ymateb i’r dair egwyddor honno. Mae angen i pob peth yr ydym yn ei wneud a phob gwasanaeth yn ydym yn ei ddarparu fod yn gyfiawn a theg.

O ran bod yn hygyrch, rydym nid yn unig yn cynnal mynediad, ond gwella mynediad at gyfiawnder drwy’r rhaglen foderneiddio. Mae ein strategaeth ynglŷn â chreu llysoedd a thribiwnlysoedd sy’n hygyrch i bawb, ac yn hollbwysig sy’n darparu mynediad i bobl sy’n gallu darparu cymorth, os oes angen. Pan rydym yn dylunio gwasanaethau digidol newydd, rydym yn cymryd ein holl ddefnyddwyr i ystyriaeth, yn cynnwys y rhai hynny nad ydynt yn gallu neu nad ydynt yn fodlon ymgysylltu â ni ar-lein, i sicrhau bod gwelliannau yn berthnasol i brosesau papur ar gyfer y rhai hynny sy’n dewis eu defnyddio.

Ac mae’r hyn yr ydym yn ei wneud yn gymesur- sicrhau bod yr achosion iawn yn cael eu clywed yn yr ystafell lys ac achosion nad oes efallai angen eu gwrando yn yr ystafell lys yn cael eu delio gyda hwy mewn ffordd arall.

Beth yw manteision y rhaglen ddiwygio?

I ddefnyddwyr llys, mae diwygio yn golygu gwneud pethau’n symlach ac yn fwy effeithiol. Mae systemau newydd yn haws i bobl eu defnyddio a’u deall ac yn rhoi’r cysur iddynt y gallent dracio yr hyn sy’n digwydd gyda’u hachos. Mae hefyd yn ymwneud â lleihau’r baich weinyddol i ddefnyddwyr, fel nad oes nifer o ffurflenni anodd i’w llenwi dim ond ffurflenni ar-lein symlach sy’n nodi manylion am y gefnogaeth ychwanegol sydd ar gael lle y bo angen hynny. Hefyd bydd y rhai hynny sy’n mynychu llysoedd a thribiwnlysoedd yn gweld adeiladau a chyfleusterau o ansawdd gwell, arwyddion cliriach a phobl all eich helpu. Mae’r cyfan yn helpu i wneud diwrnod yn y llys yn llai o rywbeth i’w

Mae darparu gwasanaethau mwy modern ac effeithiol hefyd o fydd i weithwyr proffesiynol cyfreithiol. Mae’n lleihau’r amser y maent yn eu dreulio yn cynghori ar broses a’u galluogi i ganolbwyntio ar ddarparu cyngor cyfreithiol. Mae hefyd yn gwella’r prosesu gwaith gyda’n partneriaid cyflawni megis Gwasanaeth Erlyn y Goron neu’r heddlu. Bydd gwneud i ffwrdd â dyblygu gwaith a’r gwastraff amser ynghlwm â hynny yn hynod bositif.

Pan fyddwch yn dychmygu cerdded i mewn i lys neu dribiwnlys ymhen 10 mlynedd, sut brofiad fydd o?

Yn ddelfrydol, rwy’n gobeithio y bydd gan adeilad cyffredin olwg agored a ffres, y bydd arwyddion clir a chyfleusterau priodol ar gyfer apwyntiadau, er enghraifft, neu i blant sy’n mynychu. Efallai y bydd ganddo fodd digidol o gofrestru presenoldeb fel nifer o feddygfeydd yn hytrach na disgwyl i bobl aros eu tro. Rwy’n gobeithio y bydd yn edrych yn fodern-hyd yn oed yr adeiladau hanesyddol sy’n ffurfio rhan o’n ystad – heb fod yn fygythiol. Yn aml iawn mae’n ddiwrnod digon anodd i bobl sy’n mynychu’r llys heb i’r amgylchedd ychwanegu at hynny.

Mae gennym bobl wych ac ymroddedig yn gweithio yn ein llysoedd a’n tribiwnlysoedd ond nid ydym wastad wedi rhoi’r offer gorau iddynt ddarparu y gwasanaeth gorau. Maent yn gwneud llawer o waith ar hyn o bryd yn prosesu papurau, a fydd yn y dyfodol yn cael ei wneud mewn canolfannau gwasanaeth, fel y mae ein canolfannau newydd yn Stoke a Birmingham yn ei wneud yn barod. Felly, gobeithiaf mewn deng mlynedd, gweld mwy o’n staff yn gallu canolbwyntio ar gefnogi pobl sy’n dod i mewn i’r adeilad, yn ogystal â’r barnwyr sy’n gweithio o’u mewn ac yn gyffredinol gwneud yn siŵr bod gwrandawiadau yn rhedeg yn effeithlon ac effeithiol.

Gallwch ddarllen y diweddaraf ar y rhaglen ddiwygio yn rhifyn haf 2019 o’n Diweddariad ar Ddiwygio

Share this page