https://insidehmcts.blog.gov.uk/2019/08/13/selling-off-the-silver-or-ensuring-were-fit-for-the-future/

Selling off the silver or ensuring we’re fit for the future?


[English] - [Cymraeg]

Our £1bn programme of reform – led jointly by the judiciary and government - is introducing new ways of working and technology commonplace in other walks of life. It’s reshaping the justice system around the needs of all those who use it by simplifying and streamlining access to justice. This, of course, means balancing the needs of many and at times making some difficult decisions, particularly when it comes to court closures.

Photograph of Kingston Crown Court building

A recent opinion piece, published online by an independent charity, raises important questions about court closures and access to justice. These themes were also explored by the Justice Select Committee, to which HMCTS and the judiciary provided written and oral evidence. Here, we set out our responses to those questions.

Why have court buildings been sold before changes that are part of the reform programme have been put in place, tested, evaluated and shown to work?

Changes as a result of the reform programme are not the reason for any court closures that have taken place so far. All of them have been because buildings were underused, or weren’t appropriate. For example – in some cases where we had too much capacity in an area, we closed the least-used building; in others, we closed the building that was in the poorest state; we also always looked at travel times and access. We have also in some cases moved a court’s location where we’ve been able to transfer work to another building in the same town or city.

In May 2019 we published our response to the ‘Fit for the future’ consultation, which outlines our future approach to reforming the physical estate in the context of the reform programme. As new ways of accessing justice are introduced, we expect the need for physical courtrooms to reduce further. But we will only consider closing a court once we have clear and tangible evidence that reforms have had the impact we anticipate. Decisions will follow the evidence, not the other way around.

How will our courts cope with any future surges in work?

The environment we work in is dynamic. Flexibility – how we can use and adapt our estate for the future – is very important. But for too many years, we’ve been running many buildings with excess capacity – which essentially means we’ve been spending money on bricks and mortar that we could have been spending on other things. Keeping empty courtrooms running is not a good use of public money.

We regularly review expected workloads, to forecast the volume of cases that might come through the courts. We look at a range of scenarios covering demand including ranges of possibilities that look at work increasing or decreasing – what is known as ‘sensitivity analysis’. It helps us to plan the resources we will need – including building space – to manage future workloads, including any unexpected changes in demand. But we cannot and should not hold on to large numbers of extra buildings ‘just in case’.

Have court buildings been sold at an undervalue?

No, buildings have not been sold at an undervalue and often the opposite has been true. The National Audit Office noted in its 2018 report that the estates reform project had generated more income that expected.

Our surplus buildings are sold on the open market, and achieve the best price that buyers are prepared to pay. We take professional advice as part of the disposal process to make sure that we achieve market value, including extensive due diligence to reduce risk and uncertainty.

Since the start of reform, we’ve raised £125 million from the sale of surplus buildings and all of this has been reinvested into modernising the justice system.

Has there been any provision on sale enabling the government to share in any development profit through overage or clawback clauses?

When disposing of surplus property, it’s standard for us to put overage and clawback mechanisms in place.

The overage that we can agree varies from transaction to transaction, and often the precise terms and circumstances in which a payment can be made are detailed and complex, but broadly speaking we seek two forms of overage:

  1. Turning overage: If the buyer sells the property for a higher figure within a certain period after the sale, we are entitled to a percentage of that uplift.
  2. Planning clawback: If the buyer obtains a planning permission within a certain period of the sale that increases the land value, we will be entitled to a percentage of the increased land value.

It’s worth noting that none of this means that developers won’t buy land, repurpose it and sell it at a later date for a profit – this is what developers do.

Is the MoJ getting value for money from its management consultants? How do their hourly rates compare with legal aid payments or, indeed, judicial salaries?

Our reform programme is the most ambitious programme of its kind anywhere in the world. We are investing more than £1bn to modernise outdated processes and create a swifter, more accessible and more efficient justice system for the public.

This requires skills that HMCTS has not previously had internally – from digital development to having better data to improve our services. Our largest contract with PwC (£30m over three years) replaced a number of contracts with external suppliers, to allow us to benefit from specialist skills to deliver our reforms and get best value for money for the taxpayer.

Figures reported in our Annual Report 2018-19 provide an accurate account of our expenditure on contractors. Last year this totalled £23.9m, with around £22m of that apportioned to the reform programme. This is less than 1.5% of our total annual budget of £1.6bn.

Why have so few former court buildings been used for affordable housing?

We work very closely with Homes England, giving them the opportunity to acquire sites that are of interest. By the end of December 2018, we had transferred 32 surplus buildings (announced for closure in 2016) to them. Fourteen of these will be used for housing and have the capacity to create 485 new homes. Some of our estate has not been suitable for housing, for example because of listed status or planning restrictions.

Where will the money to fund our justice system come from when all saleable assets have been sold?

Revenue from sales does not and should never subsidise the day-to-day running of the justice system. Sales from property have been put towards the reform programme – a one-off switch from bricks and mortar into digital and other changes that will make HMCTS more efficient to run – but even here they make up only a small proportion of the costs of reform (around £280m of the total £1.2bn of investment). It is true that disposing of underused or unsuitable buildings also reduces our longer-term running costs; but this is not how we fund the running of the courts – rather, it is one of the things we do to make sure we are spending the running costs we have as well as we can.

If you have any thoughts on the above information please leave a comment using the function at the bottom of this page.


[English] - [Cymraeg]

Gwerthu cwpwrdd gwydr nain neu wneud yn siŵr ein bod yn barod ar gyfer y dyfodol?

Mae ein rhaglen ddiwygio £1bn – a arweinir ar y cyd gan y farnwriaeth a’r llywodraeth – yn cyflwyno ffyrdd newydd o weithio a thechnoleg sy’n gyffredin mewn meysydd eraill. Mae’n ail-lunio’r system gyfiawnder gan ganolbwyntio ar anghenion y rheiny sy’n ei defnyddio drwy symleiddio a rhwyddhau mynediad at gyfiawnder. Mae hyn, wrth gwrs, yn gofyn am gloriannu anghenion llawer o bobl a chymryd penderfyniadau anodd ar dro, yn neilltuol felly wrth ystyried cau llysoedd.

Mae erthygl ddiweddar, a gyhoeddwyd ar-lein gan elusen annibynnol, yn codi cwestiynau pwysig ynglŷn â chau llysoedd a mynediad at gyfiawnder. Ystyriwyd y themâu hyn hefyd gan y Pwyllgor Dethol ar Gyfiawnder, y darparodd GLlTEM ar farnwriaeth dystiolaeth ysgrifenedig a llafar iddo. Yn y fan hon, rydym yn cyflwyno ein hymateb i’r cwestiynau hynny.

Pam fod adeiladau wedi eu gwerthu cyn cyflwyno, gwirio ac arfarnu newidiadau sy’n rhan o’r rhaglen ddiwygio a sicrhau bod y newidiadau hynny’n gweithio?

Hyd yma, ni chaewyd unrhyw lysoedd o ganlyniad i newidiadau a gyflwynwyd drwy’r rhaglen ddiwygio. Am nad oeddynt yn cael digon o ddefnydd neu am eu bod yn anaddas y caewyd llysoedd. Er enghraifft – mewn ambell achos lle yr oedd gennym ormod o gapasiti mewn ardal neilltuol, caewyd yr adeilad a ddefnyddid leiaf; mewn achosion eraill, caewyd yr adeilad gwaelaf ei gyflwr; ystyriwyd amseroedd teithio a hygyrchedd yn ogystal. At hynny, mewn ambell achos adleolwyd llys gan drosglwyddo gwaith i adeilad arall yn yr un dref neu ddinas.

Ym mis Mai 2019 cyhoeddwyd ein hymateb i’r ymgynghoriad Fit for the future, a oedd yn amlinellu ein dull o ddiwygio ystad y llysoedd yng nghyd-destun y rhaglen ddiwygio. Wrth inni gyflwyno dulliau newydd o gael mynediad at gyfiawnder, rhagwelir lleihad pellach yn yr angen am lysoedd ffisegol. Ond ni fyddwn yn ystyried cau llys nes y bydd gennym dystiolaeth sylweddol a chlir fod y rhaglen ddiwygio wedi cael yr effaith a ragwelir. Gwneir penderfyniadau ar sail y dystiolaeth, ac nid i’r gwrthwyneb.

Sut fydd y llysoedd yn ymdopi ag ymchwydd mewn gwaith yn y dyfodol?

Mae’r amgylchfyd yr ydym yn gweithio ynddo’n newid yn barhaus. Gan hynny, mae hyblygrwydd– sut y gellir defnyddio ac addasu ein ystad yn y dyfodol – yn bwysig iawn. Ond ers hir amser, rydym wedi bod yn cadw adeiladau gyda chapasiti dros ben – ac ystyr hynny yw ein bod wedi bod yn gwario arian ar gynnal adeiladau y gellid bod wedi ei wario ar bethau eraill. Nid yw cynnal a chadw llysoedd gweigion yn ffordd dda o wario arian cyhoeddus.

Rydym yn adolygu ein llwyth gwaith yn rheolaidd, i ragweld faint o achosion a allai fynd drwy’r llysoedd. Byddwn yn edrych ar amrediad o wahanol senarios yn cynnwys y posibilrwydd o gynnydd a lleihad yn y gwaith – gelwir hyn yn ‘ddadansoddi sensitifrwydd’. Mae’n ein cynorthwyo i gynllunio’r adnoddau y bydd arnom eu hangen – yn cynnwys lle mewn adeiladau – i reoli’r baich gwaith yn y dyfodol, yn cynnwys unrhyw newidiadau annisgwyl yn y galw. Ond ni ellir, ac ni ddylid, dal gafael ar nifer fawr o adeiladau afraid ‘rhag ofn y bydd eu hangen’.

A werthwyd adeiladau am lai na’u gwerth?

Naddo, ni werthwyd adeiladau am lai na’u gwerth, i’r gwrthwyneb yn aml. Nododd y Swyddfa Archwilio Genedlaethol yn ei adroddiad yn 2018 fod y prosiect diwygio ystadau wedi cynhyrchu mwy o incwm na’r disgwyl.

Rydym yn gwerthu ein hadeiladau diangen ar y farchnad agored, er mwyn sicrhau’r pris gorau gan brynwyr. Rydym yn cymryd cyngor proffesiynol yn rhan o’r broses waredu eiddo i sicrhau ein bod yn cael pris y farchnad am unrhyw eiddo a werthir, yn cynnwys camau rhesymol i leihau risg ac ansicrwydd.

Ers dechrau’r rhaglen ddiwygio, rydym wedi codi £125 miliwn drwy werthu adeiladau diangen ac ailfuddsoddwyd yr holl arian i foderneiddio’r system gyfiawnder.

A wnaed unrhyw ddarpariaethau wrth werthu i alluogi’r llywodraeth i gael rhan o unrhyw elw datblygu drwy gymalau gorswm neu adhawlio?

Wrth waredu eiddo diangen, rydym yn cynnwys cymalau gorswm ac adhawlio yn y cytundeb gwerthu fel mater o drefn.

Mae’r gorswm y gellir cytuno arno’n amrywio o un gwerthiant i’r llall, ac yn aml bydd yr union delerau ac amodau lle gellir disgwyl taliad yn fanwl a chymhleth, ond, a siarad yn gyffredinol, byddwn yn ceisio dau fath o orswm:

  1. Gorswm gwerthu: Os bydd y gwerthwr yn gwerthu’r eiddo am swm mwy o fewn cyfnod penodol ar ôl inni ei werthu, bydd gennym hawl i ganran o’r cynnydd yng ngwerth yr eiddo.
  2. Adhawliad cynllunio: Os bydd y gwerthwr yn cael caniatâd cynllunio o fewn cyfnod penodol ar ôl inni ei werthu a bod cynnydd yng ngwerth y tir o ganlyniad, bydd gennym hawl i ganran o’r cynnydd yng ngwerth y tir.

Mae’n werth nodi nad yw hyn yn golygu na fydd datblygwyr yn prynu eiddo, yn newid ei ddefnydd ac yn ei werthu am elw yn ddiweddarach– dyna mae datblygwyr yn ei wneud.

A yw ymgynghorwyr rheolaethol yn cynnig gwerth am arian i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder? Sut mae’r gyfradd a delir iddynt fesul awr yn cymharu â thaliadau cymorth cyfreithiol neu, yn wir, gyflogau barnwyr?

Ein rhaglen ddiwygio yw’r rhaglen fwyaf uchelgeisiol o’i fath yn y byd. Rydym yn buddsoddi mwy na £1bn i foderneiddio prosesau sydd ar ei hôl hi a chreu system gyfiawnder gyflymach, mwy hygyrch ac effeithiol i’r cyhoedd.

Mae hyn yn gofyn am sgiliau nad oedd i’w cael yn fewnol yn GLlTEM – o ddatblygu gwasanaethau digidol i sicrhau gwell data i wella ein gwasanaethau. Cymerodd ein contract mwyaf gyda PwC (£30m dros dair blynedd) le nifer o gontractau gyda chyflenwyr allanol, i ganiatáu inni elwa ar sgiliau arbenigol i gyflwyno ein rhaglen ddiwygio a sicrhau’r gwerth gorau am arian i’r trethdalwr.

Mae ffigurau yn Adroddiad Blynyddol 2018-19 yn rhoi cyfrif manwl o’n gwariant ar gontractwyr. Y llynedd roedd cyfanswm y gwariant yn £23.9m, gydag oddeutu £22m wedi ei neilltuo ar gyfer y rhaglen ddiwygio. Mae hyn yn llai nag 1.5% o gyfanswm ein cyllideb flynyddol, sef £1.6bn.

Pan fod cyn lleied o hen adeiladau’r llysoedd wedi eu defnyddio i ddatblygu tai fforddiadwy?

Rydym yn cydweithio’n agos iawn â Homes England, gan roi cyfle iddynt gael gafael ar safleoedd o ddiddordeb iddynt. Erbyn diwedd Rhagfyr 2018, roeddem wedi trosglwyddo 32 adeilad diangen (y cyhoeddwyd y byddid yn eu cau yn 2016) iddynt. Byddir yn defnyddio pedwar ar ddeg o’r adeiladau hyn i ddatblygu tai ac mae ganddynt y capasiti i greu 485 cartref newydd. Nid oedd rhai o’n hadeiladau’n addas ar gyfer datblygiadau tai, gan eu bod wedi eu rhestru, er enghraifft, neu oherwydd cyfyngiadau cynllunio.

O ble ddaw yr arian i gynnal ein system gyfiawnder wedi gwerthu’r holl asedau y gellir eu gwerthu?

Nid ydym yn dibynnu, ac ni ddylid dibynnu, ar refeniw o werthiannau i rhedeg y system gyfiawnder o ddydd i ddydd. Defnyddiwyd yr arian a gafwyd drwy werthu eiddo i gyflwyno ein rhaglen ddiwygio– newid unwaith ac am byth o adeiladau i adnoddau digidol a newidiadau eraill a fydd yn gwneud GLlTEM yn fwy effeithiol – ond hyd yn oed, yn y cyswllt hwn, rhan fechan o gost y rhaglen ddiwygio yw’r arian a gafwyd drwy werthu eiddo (oddeutu £280m o gyfanswm buddsoddiad o £1.2bn). Mae’n wir fod gwaredu adeiladau na ddefnyddir digon arnynt ac adeiladau anaddas hefyd yn lleihau costau hirdymor rhedeg yr ystad; ond nid felly yr ydym yn ariannu’r llysoedd – yn hytrach, mae’n un o’r pethau y gellir ei wneud i sicrhau ein bod yn gwario’r arian sydd gennym yn y ffordd orau.

Os oes gennych unrhyw feddyliau am y wybodaeth uchod, gadewch sylw gan ddefnyddio'r swyddogaeth ar waelod y dudalen hon.

Share this page

Leave a comment

We only ask for your email address so we know you're a real person

By submitting a comment you understand it may be published on this public website. Please read our privacy notice to see how the GOV.UK blogging platform handles your information.