[English] - [Cymraeg]
As we continue to take careful steps towards fully re-opening our justice system, the journey back to a ‘new normal’ is made with the safety of all court users as our primary concern.
In keeping many of our buildings running during the pandemic – and doing so safely - we’ve introduced a range of enhanced hygiene and safety measures which have been crucial for court users, including legal professionals and our own courts and tribunals staff, to have the confidence they need to be able to continue, or return, to work.
Our detailed risk assessments and safety controls have been validated against public health guidance and provide another layer of assurance about our ability to provide safe working environments.
Whilst we’re working hard to avoid undue risks by asking everyone who comes through our doors to submit to safe searches, I wanted to take the opportunity to reassure legal professionals about our ongoing work to improve professional users’ access to our buildings during this period.
I know the issue has been raised recently as a possible solution to safety concerns, so I want to provide an update on how the scheme is progressing, as well as our plans to open it up to more courts and to members of other professional associations.
Adapting the scheme in response to COVID-19
As many court users will have already have seen, we’re continuing to provide the professional users’ access scheme at those courts which are open to the public during the pandemic, and which already operate the scheme, wherever possible.
However, for a small minority of open courts, it isn’t possible to maintain two entry systems and accommodate the latest additional measures to combat the spread of COVID-19, for example, social distancing guidelines which, are of course, in place to keep people using our buildings safe.
In these cases, decisions have only been made following advice from our facilities management and security staff, and after careful consideration of all options to accommodate the scheme whilst maintaining the new safety considerations which a safe return demands.
We recognise that this may case disruption and are very grateful for the patience and understanding of scheme members while we roll out safety measures that protect court users.
Rest assured though that in these circumstances, once you present your scheme ID, you will not have to go through the full search procedure. But it is only right that the safety of everybody who uses our buildings remains paramount, and to do this, our courts must sometimes adapt usual ways of working to make adherence to public health guidance possible.
Agile approach
Where we have equipment to operate the scheme not being used on one site - either because it can’t currently be accommodated alongside the new coronavirus safety requirements, or where the court remains closed to the public – we’re able to respond to local demand and transfer the equipment to another court temporarily.
In some cases, this may be a court which had not previously operated the scheme, as recently happened at Warwickshire (South) Justice Centre for example. In making these decisions, we take into consideration local need, including footfall at sites and volume of cases heard, as well as additional training requirements this places on our security staff adopting the scheme temporarily.
We plan to add more courts to the scheme where the volume of court users is high to help manage access to our buildings during this transition period. We will continue to work closely with the Bar Council which regularly feeds back intelligence from its members on local needs and experiences and are grateful to all current members of the scheme for your ongoing support.
Alongside these temporary measures, we’re continuing to move ahead with our plans to introduce the scheme on a more permanent basis into more courts across England and Wales. We’re working on a priority list of new locations, drawn up with the collaboration of our HMCTS Regional Support Units and the Bar Council.
We are now hoping to complete the national roll out, wherever it is feasible, by autumn 2020.
Enlisting other professional associations
We’re also continuing to work with other legal professional associations who are interested in their members joining the scheme. As has always been the case with the scheme, it is not for us at HMCTS to decide who is a legal professional and who isn’t – that verification has got to be the responsibility of the professional bodies.
We recognise this is a priority for many of our legal colleagues, particularly in the context of changes to security and safety measures as a result of the pandemic. I want to assure you that we will continue our efforts to find mutually-agreeable solutions as effectively as possible.
As ever, we are grateful for the continued support, suggestions for improvement and most of all, patience shown by all professional court users as we make a collective effort to maintain full, safe and efficient access to justice through our courts and tribunals.
[English] - [Cymraeg]
Galluogi gweithwyr proffesiynol i gael mynediad i’r llysoedd yn ystod y pandemig
Gan Craig Robb, Dirprwy Gyfarwyddwr GLlTEM dros Lywodraethiant a Sicrwydd
Wrth inni ddal i gymryd camau gofalus tuag at ailagor ein system gyfiawnder yn llawn, yn ystod y daith hon tuag at y ‘normal newydd’ byddwn yn gofalu ymlaen dim arall am ddiogelwch holl ddefnyddwyr y llys.
Wrth gadw nifer o’n hadeiladau’n agored yn ystod y pandemig – a gwneud hynny’n ddiogel – rydym wedi cyflwyno rhychwant o fesurau hylendid a diogelwch ychwanegol sydd wedi bod yn hanfodol ar gyfer defnyddwyr y llysoedd, yn cynnwys gweithwyr proffesiynol a staff y llysoedd a’r tribiwnlysoedd, er mwyn iddynt fod yn ddigon hyderus i ddal ati i weithio neu ddychwelyd i’r gwaith.
Dilyswyd ein hasesiadau risg manwl a’n rheolau diogelwch yng ngoleuni canllawiau iechyd cyhoeddus ac maent yn darparu haen arall o sicrwydd gyda golwg ar ein gallu i ddarparu amgylchedd diogel i weithio.
A ninnau’n ymdrechu’n galed i ochel unrhyw risg diangen drwy ofyn i bawb a ddaw drwy’r drws fod yn destun chwiliad diogel, roeddwn am gymryd y cyfle i dawelu meddwl gweithwyr proffesiynol am ein gwaith parhaus i wella mynediad gweithwyr proffesiynol i’n hadeiladau yn y cyfnod hwn.
Gwn fod y mater wedi ei godi’n ddiweddar fel dull posibl o leddfu pryderon ynghylch diogelwch, felly rwy’n awyddus i ddarparu diweddariad ar gynnydd y cynllun, ynghyd â’r cynlluniau i’w gyflwyno mewn rhagor o lysoedd a’i ehangu i aelodau cymdeithasau proffesiynol eraill.
Addasu’r cynllun wrth ymateb i COVID-19
Bydd llawer o ddefnyddwyr y llysoedd eisoes wedi gweld ein bod yn dal i weithredu cynllun mynediad gweithwyr proffesiynol yn y llysoedd hynny sy’n agored i’r cyhoedd yn ystod y pandemig, a lle mae’r cynllun eisoes yn weithredol, hyd y gellir.
Fodd bynnag, yn achos lleiafrif bach o lysoedd agored, nid yw'n bosibl cynnal dwy drefn fynediad a gweithredu’r mesurau ychwanegol diweddaraf i frwydro yn erbyn lledaeniad COVID-19, er enghraifft, canllawiau cadw pellter cymdeithasol sydd, wrth gwrs, ar waith i gadw pobl sy'n defnyddio ein hadeiladau yn ddiogel.
Yn yr achosion hynny, ni wnaed penderfyniadau ond yn dilyn cyngor gan ein staff rheoli cyfleusterau a diogelwch, ac ar ôl ystyried yn ofalus yr holl opsiynau i ddarparu ar gyfer y cynllun wrth weithredu’r ystyriaethau diogelwch newydd sy’n angenrheidiol ar gyfer dychwelyd yn ddiogel.
Rydym yn cydnabod y gallai hyn darfu ar y drefn gyffredin ac rydym yn ddiolchgar ichi am fod yn amyneddgar ac am eich dealltwriaeth wrth inni gyflwyno mesurau diogelwch i warchod defnyddwyr y llysoedd.
Gallwch fod yn dawel eich meddwl, o dan yr amgylchiadau hyn, ar ôl ichi ddangos cerdyn ID y cynllun, na fydd yn rhaid ichi fynd trwy'r weithdrefn chwilio lawn. Ond iawn er hynny yw bod diogelwch pawb sy'n defnyddio ein hadeiladau yn parhau i fod o'r pwys mwyaf, ac i sicrhau hynny, rhaid i'n llysoedd weithiau addasu ffyrdd arferol o weithio fel y gellir cadw at ganllawiau iechyd cyhoeddus.
Gweithredu mewn ffordd ystwyth
Lle mae gennym offer i weithredu'r cynllun nas defnyddir ar un safle - naill ai oherwydd na ellir ei ddefnyddio ar hyn o bryd ochr yn ochr â'r gofynion diogelwch coronafirws newydd, neu lle mae'r llys yn parhau ar gau i'r cyhoedd - gallwn ymateb i'r galw lleol a throsglwyddo'r offer i lys arall dros dro.
Mewn rhai achosion, gall hwn fod yn llys nad oedd wedi gweithredu'r cynllun o'r blaen, fel y gwelwyd yn ddiweddar yng Nghanolfan Gyfiawnder Swydd (De) Warwick er enghraifft. Wrth wneud y penderfyniadau hyn, rydym yn ystyried angen lleol, gan gynnwys nifer yr ymwelwyr ar safleoedd a nifer yr achosion a wrandewir, yn ogystal â gofynion hyfforddi ychwanegol y mae hyn yn eu rhoi ar ein staff diogelwch yn mabwysiadu'r cynllun dros dro.
Rydym yn bwriadu ychwanegu mwy o lysoedd at y cynllun lle mae nifer y defnyddwyr llysoedd yn uchel i helpu i reoli mynediad i'n hadeiladau yn ystod y cyfnod pontio hwn. Byddwn yn parhau i weithio'n agos gyda Chyngor y Bar sy'n bwydo gwybodaeth ei aelodau yn ôl yn rheolaidd am anghenion a phrofiadau yn lleol ac rydym yn ddiolchgar i holl aelodau cyfredol y cynllun am eich cefnogaeth barhaus.
Ochr yn ochr â'r mesurau dros dro hyn, rydym yn parhau i fwrw ymlaen gyda'n cynlluniau i gyflwyno'r cynllun yn fwy parhaol i fwy o lysoedd ledled Cymru a Lloegr. Rydym yn gweithio ar restr flaenoriaeth o leoliadau newydd, a luniwyd gyda chydweithrediad Unedau Cefnogaeth Rhanbarthol GLlTEM a Chyngor y Bar.
Rydym nawr yn gobeithio cwblhau’r broses o gyflwyno’r cynllun yn genedlaethol, lle bynnag y bo hynny'n ymarferol, erbyn hydref 2020.
Gweithio gyda chymdeithasau proffesiynol eraill
Rydym hefyd yn dal i weithio gyda chymdeithasau proffesiynol cyfreithiol eraill y mae eu haelodau â diddordeb mewn ymuno â'r cynllun. Fel sydd wedi bod yn wir erioed gyda'r cynllun, nid mater i ni yn GLlTEM yw penderfynu pwy sy'n weithiwr proffesiynol cyfreithiol a phwy sydd ddim - mae'n rhaid i'r cyrff proffesiynol fod yn gyfrifol am ddilysu hynny.
Rydym yn cydnabod bod hyn yn flaenoriaeth i lawer o'n cydweithwyr cyfreithiol, yn enwedig yng nghyd-destun newidiadau i fesurau diogelwch o ganlyniad i'r pandemig. Rwyf am eich sicrhau y byddwn yn parhau â'n hymdrechion i ddod o hyd i atebion y gellir cytuno arnynt ar y cyd mewn ffordd mor effeithiol â phosibl.
Rydym yn ddiolchgar am y gefnogaeth barhaus, yr awgrymiadau ar gyfer gwella ac yn anad dim, yr amynedd a ddangosir gan holl ddefnyddwyr proffesiynol y llysoedd wrth inni ymdrechu ar y cyd i gynnal mynediad llawn, diogel ac effeithlon at gyfiawnder trwy ein llysoedd a'n tribiwnlysoedd.
